Časté chyby freelancerů a jak je napravit

Napsala Brooke McLaughlin, specialistka na digitální marketing a obsah

Za mnoha problémy, které freelanceři při podnikání řeší, stojí několik stále stejných chyb: chybějící smlouva, příliš nízké ceny, míchání financí, nekontrolované rozšiřování rozsahu, závislost na jednom klientovi a opomíjení daňových záloh. Dobrou zprávou je, že většině z nich lze předejít poměrně jednoduchou změnou pracovních návyků.

Práce bez písemné smlouvy

Jedním z největších rizik je pustit se do práce bez písemně potvrzených podmínek. Ústní dohoda může být právně závazná, ale pokud později vznikne spor, její přesné znění se obtížně dokazuje. Pokud klient zpochybní cenu, termín nebo vlastnictví výsledků práce, freelancer nemá v ruce dokument, o který by se mohl opřít.

Řešením je stručná standardní smlouva o poskytování služeb podepsaná před zahájením jakékoli práce. Měla by obsahovat rozsah prací, platební kalendář, termín dokončení, vlastnictví duševního vlastnictví po zaplacení a pravidla pro případ předčasného ukončení projektu. K dispozici jsou bezplatné i placené vzory, takže obvykle není potřeba připravovat smlouvu úplně od začátku.

Příliš nízké ceny

Příliš nízká sazba nemusí být cestou k věrným klientům. Často naopak přitahuje ty, pro které je cena hlavním kritériem výběru. Takoví klienti mohou zároveň častěji požadovat další úpravy nebo méně respektovat domluvený rozsah a termíny.

Řešením je pravidelná revize sazeb založená na skutečném průzkumu trhu, nikoli na odhadech. Sledujte, jaké ceny si účtují srovnatelní freelanceři ve stejném oboru a s podobnými zkušenostmi, a vlastní sazby alespoň jednou ročně přehodnoťte. Díky tomu nezůstanete několik let u částky, kterou jste si nastavili ještě v době, kdy jste teprve sháněli první klienty. S rostoucími zkušenostmi a počtem úspěšně dokončených zakázek může růst i vaše cena, aniž byste kvůli tomu museli pokaždé absolvovat další kurz nebo získat novou kvalifikaci.

Míchání osobních a firemních financí

Pokud platíte nákup potravin i pracovní software ze stejného účtu, při přípravě daňového přiznání může být složité zpětně rozlišit osobní a podnikatelské výdaje. Jde o jednu z nejčastějších a přitom nejsnáze odstranitelných finančních chyb freelancerů, která se zpravidla projeví až v okamžiku, kdy je potřeba příjmy a výdaje přesně doložit úřadům.

Řešením je samostatný firemní bankovní účet otevřený ještě před vydáním první faktury. Veškeré firemní výdaje i platby od klientů pak vedete přes něj. Takové rozdělení výrazně usnadňuje přehled o skutečném zisku, vybraných daních i přípravu podkladů k daňovému přiznání a eliminuje nutnost zpětně třídit měsíce smíšených transakcí.

Nekontrolované rozšiřování rozsahu

Rozsah projektu se většinou nerozšiřuje proto, že by se vás klient snažil vědomě využít. Častěji je původní zadání natolik obecné, že jednotlivé požadavky navíc nepůsobí jako skutečné rozšíření zakázky. Jedna úprava navíc se změní ve tři. Jedna landing page se rozroste na pět dalších stránek. Každý jednotlivý požadavek může vypadat jako drobnost, v součtu ale nezaplacená práce snadno ukrojí podstatnou část odměny a výrazně sníží skutečnou hodinovou sazbu.

Řešením je písemné vymezení výstupů a limitů pro připomínky, přičemž jakýkoli požadavek mimo tento rámec je třeba považovat za práci navíc. Stačí klientovi věcně sdělit například: „Tato úprava už není součástí původně domluveného rozsahu. Rád/a vám ji doplním, cena bude…“ Taková komunikace nenarušuje profesionální vztah a zároveň chrání váš čas i odměnu.

Závislost na jediném klientovi nebo platformě

Pokud stojí většina vašeho podnikání na jediném klientovi nebo jedné freelancerské platformě, stačí jedna ukončená spolupráce či změna podmínek a můžete ze dne na den přijít o podstatnou část příjmů. Tržiště mohou být užitečná pro získání prvních zkušeností, ale silná konkurence na zavedených platformách může postupně zvyšovat tlak na cenu.

Řešením je stanovit si konkrétní cíl diverzifikace, například aby žádný klient nepředstavoval více než 30 až 40 procent měsíčního příjmu. Současně si pravidelně vyhraďte čas na hledání dalších příležitostí – přímé oslovování potenciálních klientů, tvorbu obsahu nebo networking, který není závislý na jediné platformě. Obnovení kontaktu s dřívějšími klienty kvůli opakovaným zakázkám nebo doporučením bývá jednou z nejrychlejších cest, protože už znají vaši práci a mají s vámi zkušenost.

Neplacení záloh

Freelancery může po úspěšném roce nepříjemně překvapit, kolik peněz musí odvést na daních a pojistném. Kromě pravidelných záloh na sociální a zdravotní pojištění může OSVČ vzniknout také povinnost platit zálohy na daň z příjmů. Jejich výše a četnost se odvíjí od poslední známé daňové povinnosti. Pokud nepřesáhne 30 000 Kč, zálohy se standardně neplatí. Při částce nad 30 000 Kč do 150 000 Kč se platí dvě zálohy ročně, každá ve výši 40 % poslední známé daňové povinnosti. Nad 150 000 Kč se platí čtyři zálohy ročně, každá ve výši 25 %.

Řešením je průběžně počítat s tím, že část příjmů není určena k utracení.,Vedle pravidelných záloh si proto vytvářejte rezervu na případný doplatek daně a pojistného po podání daňového přiznání a přehledů. Kolik si odkládat, nelze určit jedním univerzálním procentem – záleží na výši příjmů, způsobu uplatňování výdajů, slevách na dani i na tom, zda podnikáte v běžném, nebo paušálním režimu. Pomůže samostatný spořicí účet, na který část peněz z každé přijaté platby rovnou odložíte. Vyhnete se tak situaci, kdy vás vyšší doplatek nebo nově vzniklá povinnost platit zálohy zastihne bez potřebné rezervy.

Závěr

Těmto šesti chybám se dá předejít poměrně jednoduše. Stačí si včas nastavit několik praktických návyků: mít připravenou šablonu smlouvy, oddělit osobní a podnikatelské finance, pravidelně kontrolovat sazby, písemně vymezovat rozsah zakázek, nespoléhat se na jediného klienta a vytvářet si rezervu na daně a pojistné. Kdo si podobná pravidla nastaví hned od začátku, stráví později mnohem méně času řešením zbytečných problémů.