Vybrat dobrého freelancera neznamená automaticky vybrat vhodného freelancera. Vedle odbornosti je potřeba zohlednit také styl komunikace, dostupnost, způsob řízení práce nebo míru zapojení, kterou od něj firma očekává. Podle čeho tedy poznat, že si freelancer s vaším způsobem fungování opravdu sedne?
Při výběru freelancera se firmy přirozeně dívají na zkušenosti, portfolio, reference nebo cenu. To všechno pomůže zjistit, jestli má člověk potřebné schopnosti. Už méně ale napoví, jak bude fungovat právě ve vašem prostředí. Externí specialista může odvádět výbornou práci pro několik klientů a u jiného spolupráce drhne. Přesto to nemusí vypovídat nic o jeho (ne)schopnosti. Firma může vyžadovat jinou míru dostupnosti, častější komunikaci nebo způsob řízení, který se s jeho stylem práce nepotkává.
Kvalita freelancera a vhodnost pro firmu jsou dvě různé věci
Odbornost odpovídá na otázku, zda freelancer práci zvládne. Kompatibilita zase na to, jak dobře bude spolupráce fungovat v praxi.
Například zkušený specialista může být zvyklý převzít zadání, navrhnout řešení a samostatně ho dotáhnout. Ve firmě, kde musí každé rozhodnutí procházet několika lidmi a jednotlivé kroky se průběžně schvalují, mu takový způsob práce nemusí vyhovovat.
Jiný freelancer naopak rád pracuje podle jasně daných postupů a pravidelně reportuje postup. Pokud firma očekává, že externista sám odhalí problém, navrhne další kroky a bude projekt aktivně posouvat, nemusí být ani tento způsob spolupráce ideální.
V čem si firma a freelancer nejčastěji nemusí sednout?
1. Míra samostatnosti a kontroly
Jedním z největších rozdílů bývá představa o tom, kdo bude práci řídit. Některé firmy chtějí freelancerovi předat cíl a očekávají, že si další postup nastaví sám. Jiné jsou zvyklé přesně určovat jednotlivé kroky, pravidelně kontrolovat průběh a schvalovat dílčí rozhodnutí.
Oba přístupy mohou fungovat, pokud o nich obě strany vědí předem a odsouhlasí si je. Tření se objeví v momentě, kdy firma hledá samostatného specialistu, ale ve skutečnosti chce jeho práci řídit podobně jako práci interního zaměstnance. Nebo naopak očekává iniciativu od člověka, který počítá s přesným zadáním.
2. Rychlost komunikace a očekávaná dostupnost
Freelancer není váš zaměstnanec. Pracuje pro více klientů, což znamená, že nemusí být celý pracovní den dostupný na chatu ani reagovat během několika minut. Pro řadu projektů to vůbec není problém. Pokud ale práce vyžaduje každodenní operativu, rychlé reakce nebo časté řešení nečekaných situací, je dobré si předem ověřit, zda tomu freelancer dokáže svůj režim přizpůsobit.
3. Požadovaná znalost firmy a jejích procesů
Některé úkoly lze dobře zvládnout i zvenčí. Freelancer dostane zadání, potřebné podklady a může se pustit do práce. Jinde ale výsledek výrazně závisí na znalosti zákazníků, produktů, předchozích rozhodnutí, interních pravidel nebo toho, jak spolu jednotlivá oddělení fungují.
Takové informace se nedají vždy předat v jednom briefu. Freelancer je získává postupně během spolupráce a firma musí počítat s časem na zaučení, předávání podkladů a průběžné dovysvětlování.
U práce, kde je potřeba znát velké množství interních informací a reagovat na ně každý den, proto nemusí být externí spolupráce nejpraktičtější. Naopak u jasně vymezené oblasti, kterou lze od zbytku firmy dobře oddělit, může freelancer fungovat bez problémů.
4. Rozsah projektu a počet potřebných kompetencí
Samostatný freelancer se dobře hodí na úkoly, kde je jasné, kdo za výsledek odpovídá a jaké odbornosti jsou potřeba. Složitější projekt ale může vyžadovat například grafika, vývojáře, copywritera, PPC specialistu a analytika zároveň. Firma pak musí počítat s tím, že několik externistů bude potřeba koordinovat.
Pokud na takové řízení nemá interní kapacitu, může být praktičtější spolupracovat s agenturou nebo týmem, který si koordinaci zajistí sám.
TIP: Podívejte se také na článek Agentura nebo freelancer? Která varianta je pro váš projekt lepší?
5. Kapacita, zastupitelnost a kontinuita
U spolupráce s freelancerem je potřeba počítat s tím, že většinu práce zajišťuje jeden konkrétní člověk. Pokud onemocní, odjede na dovolenou nebo má naplněnou kapacitu, firma za něj obvykle nemá okamžitou náhradu. U většiny projektů se dá případná nedostupnost naplánovat, ale u činností, které vyžadují nepřetržitý provoz nebo rychlé zásahy, může být zastupitelnost zásadní.
Pro jaké firmy bývá spolupráce s freelancerem vhodná?
Spolupráce s freelancerem se hodí především tam, kde lze práci jasně vymezit a předat externímu specialistovi. Firma přitom nemusí být malá ani mít jednoduchou strukturu. Důležité je, aby dokázala určit, za co freelancer odpovídá, kdo s ním bude spolupracovat a jak se budou přijímat rozhodnutí.
Freelance model obvykle funguje dobře, pokud firma:
- potřebuje konkrétní odbornost, ale ne nutně člověka na plný úvazek,
- umí oddělit danou agendu od každodenního interního provozu,
- má jednoho člověka, který spolupráci za firmu zastřešuje,
- dokáže plánovat práci s určitým předstihem,
- nepotřebuje, aby byl externista trvale součástí interního týmu.
Pokud naopak daná role stojí na každodenním zapojení do provozu, průběžném řešení velkého množství interních záležitostí a těsném propojení s ostatními zaměstnanci, může být praktičtější vytvořit interní pozici.
Jak zjistit, jestli vám freelancer bude vyhovovat?
Portfolio a reference napoví, co freelancer umí a jaké má zkušenosti. Pro dlouhodobou spolupráci je ale stejně důležité zjistit, jak pracuje v praxi.
Ještě před začátkem projektu si proto vyjasněte například:
- jakým způsobem komunikuje a jak často informuje o průběhu práce,
- kdy bývá dostupný a jak rychle obvykle reaguje,
- jaké podklady potřebuje před zahájením práce,
- jak pracuje se změnami zadání a novými požadavky,
- jak probíhá připomínkování a schvalování výstupů,
- zda má zkušenost s podobně nastavenou firmou nebo typem projektu,
- jak řeší dovolenou, nemoc nebo období, kdy nemá volnou kapacitu.
U rozsáhlejší nebo dlouhodobé spolupráce může být užitečné začít menším placeným projektem. Firma si na něm ověří nejen kvalitu výstupu, ale také to, zda jí vyhovuje způsob komunikace, organizace práce a reakce na připomínky.
Vhodnost spolupráce není jednou provždy daná
To, že si firma s freelancerem sedne na začátku, ještě neznamená, že stejné nastavení bude fungovat i za rok. Projekt může vyrůst, přibydou další lidé, změní se tempo práce nebo nároky na dostupnost. Stejně tak se může změnit kapacita a způsob práce freelancera.
Proto má smysl čas od času zkontrolovat, jestli současné nastavení stále vyhovuje oběma stranám. Pokud se začnou objevovat zpoždění, nejasnosti nebo nespokojenost, nemusí být nutné spolupráci hned ukončovat. Někdy pomůže upravit rozsah práce, odpovědnosti nebo způsob komunikace. Praktické tipy najdete v článku Jak řešit, když se spolupráce nevyvíjí podle plánu?.
Nejčastější otázky ke vhodnosti freelancera
Kdy je lepší freelancer a kdy agentura?
Freelancer bývá praktický tam, kde firma potřebuje konkrétní odbornost a dokáže projekt sama řídit. Agentura může být praktičtější u projektů, které vyžadují více profesí, vyšší kapacitu nebo průběžnou zastupitelnost.
Kdy volit freelancera a kdy raději najmout zaměstnance?
Freelancer se hodí pro práci, kterou lze dobře oddělit od každodenního interního provozu nebo jejíž rozsah se v čase mění. Interní zaměstnanec bývá vhodnější tam, kde daná role vyžaduje trvalé zapojení do firmy, každodenní spolupráci s týmem a dlouhodobé převzetí jedné agendy.
Má smysl dát freelancerovi před dlouhodobou spoluprací testovací projekt?
Ano, pokud jde o placený úkol, který odpovídá reálnému typu práce. Firma si díky němu může ověřit nejen kvalitu výstupu, ale i průběh spolupráce před tím, než freelancerovi svěří větší část projektu.
Co si s freelancerem vyjasnit před začátkem spolupráce?
Především rozsah a cíl práce, odpovědnosti obou stran, termíny, způsob komunikace, dostupnost, schvalování výstupů a pravidla pro změny zadání. Více informací najdete v článku Jak na onboarding freelancerů.
