Udělejte v e-mailu skvělý první dojem na potenciálního klienta! Držte se těchto 5 klíčových rad

Typická situace: Potenciální klient otvírá první e-mail od vás. Je to tady. Jde o „všechno“ – o zakázku, o zkušenost, o další krok ve vašem podnikání. Přelétne zprávu očima a … 

A) Zaujme ho, nadchne?
B) Nebo rovnou poputuje do koše?

Připravili jsme pro vás pár tipů, které zvýší šanci, že se zařadíte do áčkového týmu a úspěšně projdete nekompromisním úvodním sítem.

Tak až budete příště reagovat na poptávku po spolupráci s profíkem z vašeho oboru (třeba u nás na www.freelance.cz), mějte tento článek při ruce. Využijete ho jako praktický tahák pro e-mail, co vzbudí zájem a sympatie.

1. Odlište se zajímavým předmětem

Myslete na to, že ve schránce právě „loveného“ klienta nejspíš přistály desítky zpráv od dalších freelancerů. Předmět je vaše první příležitost, jak vyniknout a přitáhnout pozornost.

Proto upusťte od nicneříkajících/běžných frází a nahraďte je něčím originálnějším. Nebo je alespoň nějak ozvláštněte, rozšiřte.

Co tam tedy můžete dát? Inspirujte se těmito tipy:

  • Zmiňte konkurenční výhodu (praxe, expres dodání, bonusy).
  • Vzbuďte zvědavost otázkou.
  • Použijte humor (samozřejmě se do toho pouštějte jen v případě, že byl takto uvolněný a neformální i náborový inzerát).
  • Zaměřte se na potřebu eventuálního odběratele služeb.

Příklady – Jak NE ✕

Nápady – Jak ANO ✓

Zájem o spolupráci Kreativní grafik s praxí 10 let k vašim službám
Spolupráce Co takhle spolupráce se spolehlivým překladatelem?
Inzerát – odpověď Se mnou bude vaše účetnictví 100% v pořádku
(Název činnosti/oboru) = grafika, copywriting, foto apod. SEO expert se hlásí: zvýším návštěvnost vašeho webu

2. Neskákejte od jednoho k druhému

E-mail musí při čtení hezky plynout, srozumitelně předat jasné informace – kdo jste, co umíte/jak dokážete vyřešit požadavek druhé strany, proč se vyplatí najmout právě vás. Abyste na nic důležitého nezapomněli a neměli v tom chaos, vypracujte si osnovu, třeba podle našeho příkladu:

1. ČÁST: FORMALITY I

  • Pozdrav a oslovení – nikdy nevynechejte „dobrý/hezký/pěkný den“. A pokud je to možné, připojte i jméno adresáta, protože personalizace potěší a umožní hned v začátcích navázat o špetku osobnější vztah.
  • Připomenutí, proč píšete – uveďte, že reagujete na poptávku XY a nabízíte své služby odborníka na volné noze.

2. ČÁST: „RYCHLOVIZITKA“ (ELEVATOR PITCH)

  • To nejdůležitější o vás – představte si, že jednáte tváří v tvář a máte zhruba půl minuty na to, abyste prezentovali sebe a své schopnosti. V textu si na to stanovte prostor zhruba 70–90 slov. Vypíchněte nejzásadnější informace, tedy: co děláte, jaké máte zkušenosti, jak tím pomáháte klientům atd.

3. ČÁST: REAKCE NA INZERÁT/ZDŮVODNĚNÍ

  • Vyjádřete se k požadavkům z poptávky a konkrétně vysvětlete, jak moc je splňujete. Navažte odůvodněním, proč jste tedy ideálním kandidátem na spolupráci.

4. ČÁST: CTA

  • Než se rozloučíte, nasměrujte příjemce na váš web nebo sociální sítě. Napište jasnou instrukci: navštivte, kontaktujte, podívejte se, sledujte mě…

5. ČÁST: FORMALITY II

  • Ujištění, že jste k dispozici – nakonec potenciálního klienta ujistěte, že jste připraveni zodpovědět dotazy, upřesnit údaje, dodat další materiály a těšíte se na odpověď.
  • Rozloučení – popřejte krásný zbytek dne a připojte e-mailový podpis (pokud se vám nenačítá automaticky).

3. Vypiplejte i vizuál

Perfektní první e-mail stojí a padá nejen s obsahem, ale i formou. Dejte si záležet, zaměřte se na přehlednost. Dlouhá „nudle“ textu odrazuje od čtení, nevypadá ani dobře, ani profesionálně – podobně jako další nešvary a nedokonalosti, které připomínáme níže.

Používejte:

  • odstavce,
  • odrážky a seznamy,
  • bold a italic pro zvýraznění (rozumně).

Nepoužívejte:

  • několik různých fontů,
  • rozmanité barvy písma,
  • ztrojené vykřičníky/otazníky,
  • zbytečně velká písmena (Caps Lock).

Podívejte se, proč byste naformátování neměli vynechat. Rozdíl je znatelný na první pohled – nepořádek vs. uklizeno.

Nenaformátovaný text (přehlednost 0/10)

Naformátovaný text (přehlednost 10/10)

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Maecenas ipsum velit, consectetuer eu lobortis ut, dictum at dui. Nullam feugiat, turpis at pulvinar vulputate, erat libero tristique tellus, nec bibendum odio risus sit amet ante. Curabitur sagittis hendrerit ante. Integer tempor. Sed ac dolor sit amet purus malesuada congue. Nullam feugiat, turpis at pulvinar vulputate, erat libero tristique tellus, nec bibendum odio risus sit amet ante. Integer pellentesque quam vel velit. Itaque earum rerum hic tenetur a sapiente delectus, ut aut reiciendis voluptatibus maiores alias consequatur aut perferendis doloribus asperiores repellat. Fusce nibh. Nunc auctor. Nullam sit amet magna in magna gravida vehicula. Lorem ipsum dolor sit amet,

consectetuer adipiscing elit. Maecenas ipsum velit, consectetuer eu lobortis ut, dictum at dui.

Integer tempor:

  • Sed ac dolor sit amet purus malesuada congue.
  • Nullam feugiat, turpis at pulvinar vulputate.
  • Integer pellentesque quam vel velit.

Aliquam erat volutpat. Ut enim ad minima veniam, quis nostrum exercitationem ullam corporis suscipit laboriosam?

Nam sed tellus id magna elementum tincidunt.

Podobný efekt najdete u webové struktury. Přehledné a čisté stránky, na kterých se uživatelé snadno vyznají, obecně vyvolávají lepší dojem, působí profesionálněji = tedy důvěryhodněji.

4. Pozor na autorskou slepotu aneb pečlivě kontrolujte

Nevěřte „první dobré“. A tím spíš, když víte, že čeština nepatří mezi vaše nejsilnější stránky. Po napsání e-mailu si proto celé sdělení důkladně přečtěte, abyste odhalili případné hrubky, překlepy, chybějící mezery nebo velká písmenka na začátku věty a podobnou škodnou – co zbytečně shazuje celou vaši prezentaci.

  • Bonusový tip: Opravy ve Wordu pomůžou, ale k dokonalosti jim ještě dost schází. Pro spolehlivou jazykovou radu zamiřte do Internetové jazykové příručky nebo například do facebookové skupiny Korektoři a další znalci.
  • Další bonusový tip: Dali jste dohromady složité souvětí a tápete u interpunkce? Přepište ho do podoby, kterou si budete jistí. Věřte nám, bývá to nejrychlejší a nejefektivnější způsob, jak se s podobným zádrhelem popasovat. 🙂

A protože nás při korektuře vlastních textů mozek snadno ošálí (a my tak vidíme vše správně, ačkoliv ve skutečnosti to tak není), proložte tvorbu a kontrolu pauzou. Udělejte si kávu, věnujte se jiné činnosti a k danému obsahu se vraťte až po nějaké době. Získáte odstup a snížíte riziko, že něco přehlédnete.

I když máte pravopis/gramatiku v malíku, nepouštějte zprávu do světa bez překontrolování. Vždycky se může vloudit chybička nebo zlomyslný šotek…

________________________________________________________________________________________________

Nachystali jsme přehled 9 chyb, na které narážíme nejčastěji. Nastudujte je a vyhněte se jim.

  • Byste, ne by jste
  • Výjimka, ne vyjímka
  • Standardní, ne standartní
  • Vyvarovat se čeho, ne čemu
  • Tip (doporučení) vs. typ (druh něčeho)
  • (2. a 4. pád) vs. mně (3. a 6. pád)
  • My (1. osoba čísla množného v 1. pádu) vs. mi (1. osoba čísla jednotného ve 3. pádu)
  • Ji (pouze u 4. pádu) vs. (ostatní pády, obvykle u 3.)
  • 5 % (pět procent) vs. 5% (pětiprocentní)

________________________________________________________________________________________________

5. Nalákejte na přílohu

Přikládáte životopis? Zazipované portfolio? Ukázkové video? Nenechte přílohu „žít vlastním životem“, upozorněte na ni. Jestliže dokládá vaši odbornost a podporuje, co v e-mailu uvádíte, je to přímo nutnost. Objasněte, jaký materiál/dokument a proč posíláte a motivujte ke stažení/přečtení/zhlédnutí. Tuto zmínku zařaďte do 3. či 4. části podle toho, kam bude pasovat nejlépe (nejpřirozeněji).

Rada na závěr? Nepodceňujte první e-mail. I když jste o něm takto dosud neuvažovali, patří mezi hlavní nástroje vaší propagace – a čím víc jich využíváte (stejně jako metod pro hledání a získávání zakázek), tím víc šancí na úspěch si vytváříte.

Líbil se vám článek, předal vám užitečné informace? Sdílejte ho na sociálních sítích, ať z něj mohou čerpat i vaši přátelé a známí!

Zdroje obrázků: Pexels a Pixabay