Projekty málokdy proběhnou přesně tak, jak jste si je na začátku naplánovali. Klient změní zadání v půlce práce, objeví se nečekaný technický problém, nebo zjistíte, že váš odhad termínu byl příliš optimistický. A právě tady bývá lákavé doufat, že se problémy vyřeší samy. Ve skutečnosti se bez otevřené komunikace spíš prohlubují. Jak to tedy ideálně vyřešit?
Jak poznat, že máte problém
Většina spoluprací se nezačne kazit ze dne na den. Spíš se nenápadně vychylují z původního plánu a dlouho to může působit jako běžné provozní drobnosti. Právě proto je někdy těžké poznat, kdy už nejde jen o jednorázovou komplikaci, ale o skutečný problém.
Typickým signálem je, když přestávají platit původní dohody – termíny se posouvají, zadání se mění za pochodu, zpětná vazba je čím dál méně konkrétní nebo se začíná se zpochybňovat domluvená odměna. Dalším varováním je nejistota na obou stranách. Freelancer si není jistý, co přesně se od něj očekává, firma má zase pocit, že výstupy neodpovídají představám.
Hodně napoví i vlastní pocit. Jakmile máte tendenci nepříjemné téma odkládat nebo si říkat, že to ještě chvíli vydržíte, je to většinou jasný signál, že by spolupráce potřebovala otevřenější rozhovor.
Proč čekáním nic nevyřešíte
Čekání, že se to samo vyřeší, je poměrně běžnou reakcí, byť ne úplně přínosnou. Akorát žečekáním se problém nezmenší, jen se přesune do pozdější fáze projektu, kde už jeho řešení bolí víc. Z třídenního skluzu se stane týden a z nejasného zadání frustrace.
Čím déle o problému mlčíte, tím méně možností máte. Jakmile se přiblíží deadline, zbývá už jen hasit požár. Včasná komunikace oproti tomu dává oběma stranám prostor přizpůsobit plán, upravit rozsah nebo najít alternativu.
Jak o problému mluvit, abyste ho vyřešili
Základním předpokladem řešení je nepodléhat prvotním emocím. Jakmile se do komunikace začnou míchat emoce, řešení jde stranou. Obrana, výčitky nebo snaha někoho usvědčit z chyby většinou jen zablokují další domluvu.
Držte se konkrétních faktů. Popište, co se stalo a jaký to má dopad na termín, rozsah nebo cenu. Vyhněte se vágním formulacím i hledání viníka. Čím jasnější informace dáte, tím snazší je pro druhou stranu reagovat.
Důležité je přijít s návrhem dalšího kroku. Tím dáváte najevo, že situaci nejen oznamujete, ale také ji řešíte. A na závěr vždy řekněte, co od druhé strany potřebujete, abyste se mohli posouvat k úspěšnému řešení. Například jasné potvrzení termínu, rozhodnutí mezi variantami nebo dodání chybějících podkladů.
Návod, jak najít řešení, které vyhovuje oběma stranám
- Ujasněte si hranice: Řekněte si hned na začátku, co se ještě dá změnit a kde už je pevná hranice. Pro někoho je to termín, pro jiného rozpočet nebo dostupná kapacita.
- Pracujte s variantami: Nabídněte více možností dalšího postupu (např. posun termínu, zúžení rozsahu, rozdělení projektu do fází).
- Otevřeně mluvte o dopadech: Ke každé variantě patří informace o tom, co to znamená pro čas, peníze a kvalitu. Bez těchto souvislostí se druhá strana nemůže rozhodnout zodpovědně.
- Buďte připraveni upravit původní plán: Pokud se ukáže, že původní nastavení nebylo realistické, držet se ho za každou cenu nikam nevede.
- Dohodu vždy jasně potvrďte: Jakmile se shodnete na řešení, shrňte ho písemně – klidně jen e-mailem. Co se mění, odkdy a za jakých podmínek. Písemné potvrzení je skvělý způsob, jak předejít řadě dalších problémů.
Kdy je lepší spolupráci ukončit
Ukončení spolupráce není nutně selhání. Pokud se stejné problémy opakují i po otevřené komunikaci a jasných dohodách, je to jediné logické řešení.
Zpozornět byste měli ve chvíli, kdy se nedaří držet domluvený rozsah práce, termíny se mění ze dne na den nebo se očekávání obou stran dlouhodobě rozcházejí. Stejně tak tehdy, když komunikace sklouzává k napětí, obviňování nebo nejasným dohodám, které se stále vracejí na začátek.
Důležitým ukazatelem je i poměr energie a výsledku. Pokud spolupráce vyžaduje neustálé vysvětlování, hašení problémů a přináší víc stresu než reálného přínosu, stojí za to zvážit její ukončení. Ukončená spolupráce bývá často férovější a méně nákladná než dlouhodobé udržování vztahu, který obě strany vyčerpává.
Jen nezapomínejte, že jste profesionálové. Tím pádem by se ukončení spolupráce mělo obejít bez vyhrocených emocí. Firmy by měly zaplatit za dodanou práci, freelancer by zase měl dodat vše, na čem se s firmou domluvil.
TIP: Co když je realita trochu jiná? Podívejte se, jaké máte možnosti, když klient nezaplatí fakturu.
Komplikace ve spolupráci mezi firmami a freelancery nejsou výjimkou. O výsledku ale rozhoduje to, jak s nimi obě strany naloží. Často se díky tomu odhalí, kde chybí jasné zadání, kontrolní body nebo dohoda o změnách. V ideálním případě je tak můžete vzít jako dobrou zpětnou vazbu a předejít tím podobným situacím v budoucnu.
