Najmutím freelancera můžete získat chybějící kapacitu, odborné know-how nebo urychlit důležitý projekt. Přesto se někdy stane pravý opak. Termíny se posouvají, přibývají revize, komunikace se natahuje a projekt postupuje pomaleji, než všichni očekávali. V čem je problém?
Najímání specialistů na volné noze je mezi firmami stále běžnější, ale přesto občas sklouzávají k základním chybám, které místo urychlení prací vedou k jejich prodloužení. V článku si proto projdeme nejběžnější zádrhely, kterými si práci s freelancery můžete zkomplikovat, a rovnou poradíme, jak jim předejít.
1. Nejasné zadání vytváří zbytečné kolečko dotazů
Málokterý freelancer očekává dokonale připravený brief. Potřebuje ale aspoň základní rámec, ve kterém se může pohybovat. Externista nezná interní souvislosti, historii projektu ani důvody, které vedly ke konkrétnímu zadání. Chybějící informace pak dohání sérií doplňujících dotazů, schůzek a ověřování předpokladů.
Nejasné zadání navíc zvyšuje riziko, že freelancer vytvoří něco jiného, než firma skutečně potřebuje. Čím později se tento rozdíl odhalí, tím víc práce je potřeba k nápravě.
Jak to udělat lépe?
Dobré zadání nemusí mít deset stran. Ve většině případů stačí, když freelancer na začátku získá odpovědi na několik základních otázek:
- Jaký problém má projekt vyřešit?
- Jaký je jeho hlavní cíl?
- Kdo je cílová skupina?
- Jak bude probíhat schvalování?
- Existují nějaká omezení nebo požadavky, které musí respektovat?
- Podle čeho pozná, že projekt uspěl?
TIP: Mrkněte se rovnou na článek, kde jsme se zaměřili na to, jak má vypadat brief, podle kterého je radost pracovat.
2. Příliš mnoho schvalovatelů vede k prodlužování každé změny
Čím více lidí se k projektu vyjadřuje, tím větší je riziko, že se práce zpomalí. Marketing chce jednu věc, obchod druhou a vedení třetí. Freelancer následně dostává připomínky, které si navzájem odporují. To vede k úpravám, které se později znovu vrací zpět.
Největší komplikace vznikají ve chvíli, kdy nikdo nemá finální rozhodovací pravomoc. Projekt pak nepokračuje podle jasného směru, ale podle toho, kdo se ozve jako poslední.
Připomínky si proto nejprve vyjasněte interně. Freelancer by ideálně měl dostávat jedno sjednocené stanovisko, nikoliv několik různých verzí. Pomáhá také určit jednu osobu, která má poslední slovo a nese za rozhodnutí odpovědnost. Díky tomu ubude zbytečných revizí i vracení již schválených částí.
3. Mikromanagement snižuje produktivitu oběma stranám
Průběžná kontrola projektu je běžnou součástí spolupráce a není na ní nic špatného. Potíže začínají ve chvíli, kdy kontrola začne převažovat nad samotnou prací. Některé firmy chtějí několik průběžných reportů týdně, pravidelné statusy nebo okamžité informace o každém kroku. Freelancer pak tráví více času vysvětlováním, co dělá, místo aby práci skutečně dělal.
U kreativních a odborných profesí navíc mikromanagování snižuje soustředění a zvyšuje stres. Každé přerušení navíc znamená čas potřebný k opětovnému ponoření do práce. Návrat k původnímu úkolu může trvat několik minut, ale někdy i výrazně déle.
Na začátku spolupráce si ideálně domluvte, jak často chcete dostávat informace o průběhu projektu. Často postačí týdenní aktualizace, sdílený přehled úkolů nebo předem definované milníky. Firma má přehled a freelancer dostane prostor soustředit se na práci.
5. Očekávání okamžitých reakcí narušuje soustředěnou práci
Mnoho firem je zvyklých fungovat v režimu interního týmu. Pokud někdo neodpovídá několik hodin, působí to jako problém. Jenže freelancer obvykle pracuje na více projektech současně. Navíc řada odborných činností vyžaduje delší soustředění bez vyrušování.
Když je specialista nucen reagovat na každou zprávu během několika minut, jeho efektivita klesá. Časté přepínání mezi prací a komunikací prodlužuje dobu potřebnou k dokončení úkolů. Rychlost odpovědi a rychlost dodání projektu nejsou totéž.
Na začátku spolupráce je proto potřeba nastavit očekávání. Domluvte se, jak rychle freelancer běžně reaguje a jakým způsobem se řeší skutečně urgentní situace. Ve většině projektů není potřeba odpovídat okamžitě, což je dobré si uvědomit a také respektovat.
6. Komunikace roztroušená mezi více kanály zdržuje všechny
Část informací přijde e-mailem, další přes Teams, něco zazní během callu a připomínky skončí v komentářích dokumentu. Z pohledu firmy jde o běžnou komunikaci. Freelancer ale musí neustále dohledávat, kde se nachází aktuální verze zadání a které rozhodnutí vlastně platí. Podobné drobnosti samy o sobě nezaberou mnoho času. V součtu však mohou představovat hodiny práce, které nepřinášejí žádnou skutečnou hodnotu.
Vyberte proto jeden hlavní komunikační kanál a jedno místo pro ukládání důležitých informací. Zadání, schválené změny i důležitá rozhodnutí by měla být snadno dohledatelná.
7. Změny zadání během projektu mají větší dopad, než se zdá
Když už se na tom pracuje, přidáte sem tam nějakou drobnost nebo změnu. Samostatně to nepůsobí nijak významně, jenže každá nová úprava ovlivňuje termíny, návaznosti i rozsah práce. U některých profesí navíc znamená návrat o několik kroků zpět.
Přidání nové funkcionality může změnit návrh celé aplikace. Nový směr kampaně může znamenat přepracování kreativních podkladů. Doplnění dalších požadavků do webu může ovlivnit strukturu celého projektu.
Každou změnu tak posuzujte stejně jako nové zadání. Ptejte se, kolik času navíc zabere, jestli ovlivní termín odevzdání a zda vyžaduje další práci mimo původní rozsah. Díky tomu budete mít realistická očekávání a vyhnete se nepříjemným překvapením.
8. Nekonkrétní zpětná vazba vytváří další kola revizí
Zpětná vazba je jednou z nejdůležitějších částí spolupráce. Zároveň bývá častým zdrojem zdržení. Připomínky typu „něco tomu chybí“, „není to ono“ nebo „čekal jsem něco jiného“ freelancerovi příliš nepomohou. Ví, že klient není spokojený, ale neví proč.
Výsledkem bývají další úpravy, odhadování očekávání a nová kola revizí. Každá další verze přitom stojí čas obě strany. Čím vágnější zpětná vazba je, tím větší prostor vzniká pro nedorozumění. Proto vždy jasně a konkrétně uveďte, co podle vás nefunguje a jaký výsledek očekáváte. Ale mějte pořád na paměti, že jste si najali odborníka v daném oboru, a nechte ho tak s otevřenou hlavou vyjádřit se k danému problému.
9. Chybějící podklady zastavují projekt i ve chvíli, kdy má freelancer kapacitu
Externista může mít vyhrazený čas, připravený harmonogram i potřebné know-how. Pokud ale čeká na přístupy, podklady nebo rozhodnutí klienta, nemá na čem pracovat. Grafik čeká na finální texty. Vývojář nemá přístup do administrace. Copywriter postrádá informace o produktu. Marketér nedostal schválení kampaně.
Každé takové čekání prodlužuje projekt. Navíc často narušuje plánování kapacit. Freelancer mezitím pracuje na jiných zakázkách a po dodání podkladů nemusí být schopen okamžitě navázat tam, kde skončil.
10. Výběr pouze podle ceny může projekt zpomalit už na začátku
Cena je důležitým faktorem při výběru dodavatele. Pokud je ale jediným kritériem, může se spolupráce ve výsledku prodražit. Méně zkušený freelancer často potřebuje více vedení, konzultací a průběžné kontroly. Interní tým tak musí věnovat více času koordinaci a vysvětlování. Rozdíl v sazbě se pak postupně ztrácí.
To samozřejmě neznamená, že levnější specialista odvádí automaticky horší práci. Jde spíše o to, že různé úrovně zkušeností přinášejí různé nároky na řízení projektu. V samostatném článku jsme si rozebrali, kdy se vám vyplatí levnější junior a kdy je naopak lepší investovat do seniorního specialisty.
Jak poznat, že problém není ve freelancerovi, ale v procesech firmy?
Dobrým signálem bývá opakování stejných problémů s různými externisty. Pokud se pravidelně zdržuje schvalování, připomínky přicházejí pozdě, projekty čekají na podklady nebo se zadání neustále mění, je pravděpodobné, že příčina neleží pouze na straně dodavatelů.
Zkušený freelancer dokáže řadu komplikací vyřešit nebo zmírnit. Ale ani ten nejlepší specialista nedokáže pracovat rychle v prostředí, kde chybí informace, rozhodnutí nebo jasná pravidla spolupráce.
Nejčastější dotazy ke spolupráci s freelancery
Jak efektivně řídit externisty?
Základem úspěšné spolupráce s externisty je jasné zadání, dobře nastavená komunikace a realistická očekávání na obou stranách. Freelancer potřebuje vědět, jaký je cíl projektu, kdo schvaluje výstupy a jak bude probíhat předávání zpětné vazby. Důležité je také soustředit komunikaci do co nejmenšího počtu kanálů a vyhnout se zbytečnému mikromanagementu. Pokud spolupracujete s více externisty současně, přečtěte si také náš článek o tom, jak zvládnout řízení týmu remote freelancerů.
Jak často kontrolovat práci freelancera?
Frekvence kontroly závisí na délce a složitosti projektu. Ve většině případů fungují lépe předem domluvené milníky nebo pravidelné týdenní aktualizace než každodenní kontrola. Příliš časté vyrušování může snižovat produktivitu a zpomalovat samotnou práci. Důležitější než četnost kontrol je jasná dohoda o tom, kdy a v jaké podobě bude freelancer informovat o průběhu projektu.
Jak vybrat správného freelancera pro projekt?
Nejdříve si ujasněte, jaký problém potřebujete vyřešit, jaký je cíl projektu a jaké zkušenosti by měl freelancer mít. Při výběru nesledujte pouze cenu, ale také reference, ukázky práce, způsob komunikace a schopnost porozumět vašemu zadání. Zkušený specialista se obvykle nezajímá jen o rozsah práce, ale také o očekávané výsledky a širší souvislosti projektu. Pokud si nejste jistí, může být dobrým řešením začít menším placeným úkolem a ověřit si spolupráci v praxi.
