Co dělat, když jste dobří v práci, ale ne v podnikání na volné noze?

Můžete být skvělí ve svém oboru, odvádět kvalitní práci a mít spokojené klienty, a přesto se vám na volné noze nemusí dařit podle představ. Freelancing totiž není jen o odbornosti. Do hry vstupuje také cenotvorba, získávání zakázek, finance, organizace práce nebo schopnost nastavit si s klienty zdravé podmínky. Jak se s tím popasovat?

Být dobrý specialista a dobrý freelancer není totéž

V zaměstnání se můžete soustředit především na svou profesi. O zakázky se stará obchod, faktury řeší účetní, smlouvy právní oddělení a termíny zase projektový manažer. Na volné noze velká část těchto povinností přechází na vás.

Najednou tedy nejste jen člověk, který práci vykonává. Musíte také rozhodovat, které zakázky přijmete, kolik si za ně řeknete, kolik práce si můžete dovolit nabrat nebo co uděláte, když vám dva projekty začnou hořet současně.

A tak se může stát, že máte dobré reference a klienti jsou s vaší prací spokojení, ale podnikání přesto moc nefunguje. Zakázek je málo, nebo je jich naopak příliš. Peněz vzhledem k odpracovanému času není tolik, kolik jste čekali. Případně trávíte večery administrativou a říkáte si, proč je práce na sebe ve výsledku mnohem náročnější než samotná profese. V takové situaci není nutné pochybovat o své odbornosti. Spíš je potřeba zjistit, která část podnikání vás brzdí.

Jak poznat, že problém není ve vaší odbornosti

Pokud klienti opakovaně oceňují kvalitu práce, vracejí se k vám nebo vás doporučují dál, je to dobré znamení, že samotnou profesní část zvládáte dobře. Přesto mohou být výsledky vašeho podnikání slabší, než byste čekali.

Projevit se to může třeba takto:

• máte spokojené klienty, ale nové zakázky přicházejí spíš náhodou,
• pracujete hodně, ale na příjmech to příliš není vidět,
• dlouhodobě jste vytížení, a přesto máte problém vytvořit si finanční rezervu,
• bojíte se říct vyšší cenu, i když máte dostatek zkušeností,
• přijímáte téměř každou nabídku, protože nevíte, kdy přijde další,
• období úplného vytížení střídají týdny, kdy nemáte co fakturovat,
• velkou část týdne vám zabere komunikace, administrativa a organizace,
• nemáte přehled, které typy zakázek se vám skutečně vyplatí,
• často kývnete na podmínky, které vám nevyhovují, a řešíte je až během spolupráce.

Každý z bodů vyžaduje jiné řešení, proto si nejprve ujasněte, která konkrétní část vám nefunguje.

Najděte nejslabší místo svého podnikání

Podnikání na volné noze se dá pro základní orientaci rozdělit do několika oblastí:

• Získávání zakázek: Víte, odkud přicházejí noví klienti? Máte způsob, jak zakázky získávat průběžně, nebo začínáte hledat až ve chvíli, kdy vám dochází práce?
• Nabídka služeb: Chápe potenciální klient během chvíle, co děláte, pro koho a s čím mu můžete pomoct?
• Cenotvorba a vyjednávání: Víte, kolik potřebujete vydělávat, umíte práci realisticky nacenit a dokážete svou cenu klientovi bez zbytečného omlouvání sdělit?
• Řízení práce: Máte přehled o kapacitě, deadlinech a skutečné časové náročnosti zakázek?
• Finance a administrativa: Víte, kolik vám podnikání skutečně vydělává a kolik stojí? Máte systém pro fakturaci, smlouvy a další provozní záležitosti?

Nemusíte všech pět oblastí okamžitě dostat do dokonalého stavu. Pokud vás aktuálně nejvíc omezuje jedna z nich, začněte právě tam.

Problém č. 1: Jste dobří v práci, ale neumíte získávat klienty

Dobře odvedená práce pomáhá získávat další zakázky, ale sama o sobě ještě nezaručuje stabilní přísun klientů. Není potřeba denně publikovat na sociálních sítích nebo obesílat desítky firem. Potřebujete ale alespoň základní způsob, jak vás mohou potenciální klienti najít. Ať už na vlastním webu, nebo v katalogu freelancerů, jakým je i freelance.cz.

Začněte tím, že si ujasníte, jak se prezentujete. Označení „grafik“, „copywriter“ nebo „vývojář“ klientovi řekne profesi, ale ještě ne důvod, proč by měl oslovit právě vás. Mnohem užitečnější je umět srozumitelně popsat, s jakým typem práce pomáháte, komu a v čem máte zkušenosti.

Podívejte se také na své portfolio a profily, přes které vás klienti mohou najít. Odpovídají práci, kterou chcete dělat dnes? Ukazují jen hotové výstupy, nebo z nich lze pochopit také zadání, váš přístup a přínos pro klienta?

A hlavně – nenechávejte získávání zakázek pouze na dobu, kdy nemáte práci. Při plné kapacitě snadno získáte pocit, že akvizici nepotřebujete. Jenže několik projektů může skončit ve stejný měsíc a najednou začínáte od nuly. Vyplatí se proto udržovat kontakt s bývalými klienty, aktualizovat portfolio, být vidět na místech, kde se pohybuje vaše cílová skupina, a průběžně pracovat s kontakty, které už máte.

TIP: Je na prevenci už pozdě? Podívejte se na článek, kde najdete 7 tipů, jak zvládnout období bez zakázek finančně i psychicky.

Problém č. 2: Neumíte svou práci prodat a říct si o odpovídající cenu

Odborně jste se za posledních několik let výrazně posunuli, ale vaše sazba skoro ne? Cena totiž není jen matematika. Promítá se do ní nejistota, strach z odmítnutí i starý dobrý syndrom podvodníka. Pokud ji nastavujete hlavně podle toho, jaké číslo se ještě nebojíte klientovi říct, pravděpodobně dříve či později narazíte.

Potřebujete především vědět, kolik musí vaše práce vydělávat, aby bylo podnikání dlouhodobě udržitelné. Vaše ceny musí pokrýt nejen práci přímo na zakázce, ale také komunikaci, přípravu nabídek, administrativu, vzdělávání a další nefakturovaný čas. Zároveň musí počítat s dovolenou nebo obdobími, kdy nemáte plnou kapacitu.

Stejně důležité je změnit způsob, jakým o své práci mluvíte. Klient nekupuje tři hodiny vašeho času ani deset stránek textu. Potřebuje vyřešit konkrétní problém. Čím lépe dokážete vysvětlit, jak vaše práce k tomuto výsledku přispívá, tím méně se bude celá diskuse točit pouze kolem hodinové sazby. A pokud klient na vaši cenu nemá rozpočet, nemusí být jedinou možností sleva. Často lze zmenšit rozsah projektu, rozdělit práci do etap nebo vynechat méně důležitou část.

TIP: Zjistěte také, jak odhalit skryté náklady na zakázkách a zahrnout je do cenotvorby.

Problém č. 3: Neumíte řídit zakázky a vlastní kapacitu

Kalendář vypadá prázdně, a přesto nemáte prostor na další práci. Samotné deadliny totiž neukazují čas potřebný na schůzky, připomínky, přípravu podkladů ani drobné zásahy, které během projektu přibývají. Pokud pravidelně končíte s prací večer nebo posouváte vlastní termíny, nemusí být problém v produktivitě. Možná jen plánujete podle ideálního scénáře.

Pomůže nějakou dobu sledovat skutečný čas, který jednotlivým typům zakázek věnujete. Nejen čistou realizaci, ale také komunikaci, rešerši, úpravy a další činnosti kolem. Rychle tak zjistíte, že projekt odhadovaný na deset hodin může ve skutečnosti zabrat hodin třináct.

Stejně důležité je neplést si prázdné místo v kalendáři s volnou kapacitou. Pokud máte několik projektů ve fázi čekání na zpětnou vazbu, mohou se všechny během jednoho dne znovu rozběhnout. Určitá rezerva je proto vždy na místě.

TIP: Doporučujeme projít také článek s tipy, jak na efektivní time management při práci na více projektech.

Problém č. 4: Nejdou vám finance a administrativa

Pokud přesně nevíte, kolik vám po započtení všech nákladů a nefakturovaného času jednotlivé zakázky vydělávají, těžko poznáte, jestli je problém v ceně, množství práce nebo nákladech. Ne každý freelancer musí milovat tabulky. Přesto potřebujete znát několik základních čísel:

• Kolik vám průměrně chodí měsíčně?
• Kolik stojí provoz vašeho podnikání?
• Kolik času skutečně fakturujete?
• Kolik potřebujete vydělat, abyste pokryli nejen běžné výdaje, ale také daně, odvody, dovolenou a rezervu?
• A kteří klienti jsou výděleční, když započítáte všechen čas, který jim věnujete?

Bez těchto informací se špatně rozhoduje o cenách i kapacitě. Pro začátek často stačí vytvořit jednoduchý přehled příjmů, nákladů a fakturovaného času. Důležité je, aby vám dával odpovědi na otázky potřebné pro rozhodování.

Podobně přistupujte k administrativě. Pokud vám faktury, smlouvy a doklady pravidelně zabírají půl dne, není cílem naučit se je dělat s větším nadšením. Spíš si vytvořte jednoduchý postup, šablony a vhodné nástroje. A část věcí klidně předejte odborníkovi.

Dobrá zpráva je, že nemusíte umět všechno sami

Freelancing někdy vytváří zvláštní představu, že když podnikáte sami na sebe, musíte také všechno sami dělat. Nemusíte.

U některých oblastí potřebujete především rozumět základům, protože na základě nich děláte důležitá rozhodnutí. Měli byste například vědět, jaká cena je pro vás udržitelná, kolik práce dokážete zvládnout nebo jestli se vám konkrétní klient ekonomicky vyplatí.

Jiné činnosti lze z velké části zjednodušit nástroji. Fakturaci, evidenci času, správu úkolů nebo opakované administrativní kroky není důvod pokaždé vymýšlet znovu. A pak existují věci, které můžete delegovat. Třeba účetnictví nebo některé další odborné a administrativní činnosti, u kterých by vás vlastní studium a provedení stálo nepřiměřeně mnoho času.

Nesnažte se opravit celé podnikání během jednoho víkendu

Když zjistíte, že vám nefunguje cenotvorba, portfolio, organizace práce ani finance, může být lákavé všechno překopat najednou. Nový web, nové ceny, nový způsob řízení projektů a k tomu ještě začít třikrát týdně publikovat na LinkedInu. Místo toho si ale vygenerujete práci navíc a zbytečně se zahltíte.

Praktičtější je zjistit, který problém vás aktuálně stojí nejvíc peněz, času nebo energie. Ten vyřešte jako první. Pokud máte plnou kapacitu a malý příjem, podívejte se nejprve na ceny a skutečnou časovou náročnost zakázek. Pokud máte několik měsíců rezervu, ale téměř žádné poptávky, zaměřte se na nabídku a získávání klientů. Jestli vyděláváte dobře, ale máte pocit, že pracujete nepřetržitě, bude pravděpodobně potřeba řešit kapacitu a hranice spolupráce.

A co když problém není jen v podnikatelských dovednostech?

Ani dokonale nastavené procesy nezachrání službu, o kterou není zájem, špatně zvolenou cílovou skupinu nebo způsob práce, který vám dlouhodobě nevyhovuje. Také bývá problematické. když je vaše nabídka natolik široká, že klienti vlastně nevědí, proč si vybrat právě vás.

A také je možné, že vám samotný způsob práce na volné noze jednoduše nevyhovuje. Někomu vadí nejistota příjmů, někoho vyčerpává obchod a jiný nechce trávit část pracovního týdne činnostmi, které s jeho profesí přímo nesouvisejí. Pokud ale svou práci umíte, klienti jsou spokojení a freelancing vám jinak dává smysl, není potřeba kvůli slabší obchodní nebo organizační stránce všechno vzdávat. Podnikání je soubor konkrétních dovedností a procesů. A ty se dají postupně zlepšovat stejně jako vaše vlastní profese. Není ale ani ostuda vrátit se do zaměstnání nebo jít cestou kompromisu a mít podnikání jako vedlejší činnost.

TIP: Podívejte se na (ne)výhody freelancingu vs. zaměstnání a udělejte informované rozhodnutí.

Nejčastější otázky o podnikání na volné noze