Jak vytvořit časový plán projektu pro sebe i pro klienta

Na volné noze brzy zjistíte, že time management je jedna z klíčových schopností. Ukočírovat bez ní několik projektů bude stejně proveditelné, jako nastrkat chobotnici do síťovky tak, aby žádné chapadlo nezůstalo venku.

Každý klient chce mít jasno v tom, kdy může zadanou práci očekávat. Nesnažte se mu raději zavděčit optimistickými odhady. Lepší jsou ty realistické, u kterých vás nikdo nebude muset ke konci projektu nahánět. Sice blížící se deadline dokáže být úžasná motivace, ale zároveň tím riskujete, že neodvedete tak dobrou práci, jako kdybyste si na ni nechali dostatek času. A dobré jméno máte jen jedno, tak si ho raději hýčkejte. Jak tedy na to?

Rozdrobte si projekt na dílčí úkoly

Pokud před sebou máte nový obsáhlý projekt, odhadnout, na jak dlouho to asi bude, je těžké i pro profíka, natož pro začínajícího freelancera. Nejlépe tak uděláte, když si práci rozfázujete. Jakmile si projekt rozdělíte na jednotlivé úkoly, budete ho vnímat snadněji proveditelný. A hlavně se vám díky tomu bude lépe odhadovat termín.

Odhadněte dobu trvání pro každý jednotlivý úkol

Odhadnou dobu trvání celého úkolu je poměrně těžké i v případě, že máte řadu zkušeností. Když už máte ale jednotlivé úkoly rozdělené, je mnohem jednodušší odhadnout, jestli je to práce v řádu hodin nebo dní. U odhadování také myslete na posloupnost jednotlivých částí. Na některých můžete dělat zároveň, ale jiné na sebe navazují.

Stanovte si milníky projektu a jejich termíny

Už víte, kolik vám jaká část asi zabere, teď k tomu přiřaďte i realistické termíny. Plánovat můžete dvěma způsoby. Pokud není pevný deadline, je jednodušší plánovat vpřed, tedy od začátku projektu. Pokud je konečný deadline daný, budete to muset udělat opačně a začít od konce projektu.

U všech termínů počítejte s časovou rezervou. Během práce totiž můžete zjistit, že nemáte dostatečné podklady a budete čekat na jejich dodání. Klient také potřebuje práci odsouhlasit, nebo případně udělat i změny. A zatímco někdo je dostupný 24/7, jinde budete na schválení čekat klidně několik dní. Nedodržený termín ale tak jako tak půjde za vámi.

Hoďte to na papír

Podklady máte, takže už jen zbývá z nich udělat prezentovatelný harmonogram. Jestli ho vytvoříte pěkně po staru v Excelu, nebo zvolíte (ne)placený online nástroj (například Teamwork), který vám s tím pomůže, je na vašich preferencích. Výhoda nástrojů je nejen v jednodušším ovládání, ale také v tom, že při případných zdrženích nemusíte vše manuálně předělávat, ale termíny se samy přepočítají.

Lepší než jen text, ve kterém budou všechny jednotlivé úkoly i s časovým odhadem, bude lepší vytvořit časovou osu. Graficky zpracovaná časová osa se všemi úkoly a termíny se vyplatí zejména u komplexních projektů, protože je mnohem přehlednější. A také vypadá profesionálněji.

Odprezentujte to klientovi

Jakmile máte časový plán vytvořený, je konečně čas ho odprezentovat klientovi. Určitě se připravte se na dotazy, proč dané úkoly zaberou zrovna tolik času. Umět si obhájit svou práci je dovednost, která se vám bude hodit napříč podnikáním.

Pokud máte chvilku nazbyt, nespoléhejte jen na posílání harmonogramu e-mailem, ale sejděte se (klidně jen přes videohovor). Během schůzky si proberete priority, oboustranná očekávání a také se rovnou pobavíte o tom, jak se postavit k případným překážkám a zdržením.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *