Kolikrát už jste se pustili do zakázky s tím, že to bude rychlovka – a o tři večery později jste stále seděli u počítače a snažili se vše dotáhnout? Právě špatný odhad pracnosti patří u volnonožců k častým příčinám frustrace a případně i neproplaceného času. Dobrá zpráva je, že se tuhle dovednost můžete poměrně snadno naučit. Pojďte na to s námi mrknout.
Proč je tak snadné časový odhad podhodnotit?
Podhodnocení pracnosti rozhodně není otázkou neschopnosti. Často jde o důsledek přílišného optimismu, neúplných informací nebo tlaku na rychlou kalkulaci ceny.
Kolikrát jste se podívali na zadání a v hlavě si rychle projeli vše, co bude potřeba? A kolikrát se časový odhad výrazně neshodoval s výsledkem? Nejste v tom sami. Při odhadování pracnosti projektu často zafunguje kognitivní zkreslení, kdy máme tendenci podceňovat čas potřebný k dokončení úkolů, i když máme předchozí zkušenosti. Tento efekt se ještě zhoršuje u kreativní nebo duševní práce, kde výstup není fyzicky měřitelný.
Další pastí je neviditelná práce – tedy všechny drobné, ale nutné činnosti, které si při plánování často neuvědomujeme: komunikace s klientem, rešerše, ladění výstupu, čekání na schválení, drobné revize.
Podhodnocení může vzniknout i ze snahy být levnější než konkurence nebo ze strachu, že když odhadnu moc vysoké číslo, spolupráce nedopadne.
Proč je vlastně podhodnocení problém?
S podhodnocením se pojí řada negativních důsledků, které jdou daleko za rámec finančních ztrát. Když zjistíte, že projekt zabere dvakrát více času, než jste očekávali, začnete pracovat přesčas, abyste stihli termín. To vede k přepracování, stresu a v krajním případě i k vyhoření. Kvalita vaší práce trpí, což může poškodit vaši reputaci.
Narušují se také vztahy s klientem. I když dodáte projekt včas a v požadované kvalitě, v duchu můžete klientovi vyčítat, že za svou práci dostáváte méně, než by bylo spravedlivé (pokud tedy nemáte hodinovou sazbu a klient je s delším trváním srozuměný). V některých případech může podhodnocení vést i k tomu, že projekt nedokončíte nebo odmítnete další spolupráci, což má negativní dopady na vaše dobré jméno.
Osvědčené metody pro odhadování časového plánu projektu
Už víte, proč se to děje i proč je to problém, teď pojďme na to zásadní – na předcházení problému díky ověřeným metodám.
Metoda dekompozice: Rozdělte si práci na malé části
Možná to znáte – klient vám pošle zadání na „jednoduché logo“. Na první pohled to vypadá jako práce na pár hodin. Jenže čím dřív si celou zakázku rozložíte na menší kroky, tím přesněji si uvědomíte, co všechno vás opravdu čeká. Ke každému pak kroku odhadněte čas samostatně.
Projekt si rozkouskujte třeba takto:
- úvodní call / komunikace o zadání,
- analýza značky a cílové skupiny,
- moodboardy a hledání vizuálního směru,
- první návrhy (náčrty, digitální verze),
- konzultace s klientem,
- zapracování zpětné vazby,
- finalizace loga (barevnost, varianty, typografie),
- export, příprava podkladů, prezentace.
Tahle metoda vám pomůže nejen přesněji plánovat, ale i lépe komunikovat s klientem. Když ví, co všechno návrh loga obnáší, snáze pochopí, proč nemůže být hotové za jedno odpoledne.
Metoda PERT neboli tříbodový odhad
Tříbodový odhad, známý také jako metoda PERT (Program Evaluation and Review Technique), je založen na statistickém přístupu k odhadování. Místo jediného odhadu pracujete se třemi scénáři: optimistickým, pesimistickým a nejpravděpodobnějším.
- Optimistický scénář (O) – všechno jde hladce, žádné zdržení, klient je nadšený hned napoprvé.
- Pesimistický scénář (P) – nastanou záseky, změny zadání, revize navíc, čekání na podklady.
- Pravděpodobný scénář (M) – věci jdou běžným tempem, klient má pár připomínek, ale nic dramatického.
A jak z toho spočítat výsledný čas? Pomocí jednoduchého vzorce: (O + 4M + P) / 6
Uveďme si to na příkladu:
- Optimisticky: 6 hodin
- Pesimisticky: 11 hodin
- Pravděpodobně: 8 hodin
Výpočet pak bude vypadat takto (6 + 4×8 + 11) / 6 a dovede vás k nejpravděpodobnějšímu času 8 hodin a cca 10 minut.
Tříbodový odhad je obzvláště užitečný pro projekty s vysokou mírou nejistoty nebo pro oblasti, kde máte méně zkušeností. Nutí vás systematicky uvažovat o různých scénářích a poskytuje statisticky podložený odhad, který je obvykle přesnější než intuitivní odhad.
Využití dat z minulých projektů
Další ze spolehlivých metod pro odhadování pracnosti je využití dat z minulých projektů. Pokud víte, že podobná webová stránka vám v minulosti zabrala 60 hodin, máte solidní základ pro odhad nového projektu.
A tady nastává kámen úrazu. Řada freelancerů, kteří fakturují projektově si nesledují odpracovaný čas, nebo to trochu flinkají. Trackování času je ale pro dobrý odhad nutností. Zaznamenávejte si nejen celkový čas strávený na projektu, ale také čas věnovaný jednotlivým složkám a úkolům. Všímejte si faktorů, které ovlivnily rychlost vaší práce – složitost zadání, komunikace s klientem, technické problémy, revize a úpravy.
Nástroje pro sledování času jako Toggl nebo třeba Clockify vám umožňují kategorizovat čas podle projektů, klientů a typů úkolů. Díky tomu můžete snadno analyzovat, které části projektu typicky zabírají nejvíce času a kde dochází k největším odchylkám od původních odhadů.
TIP: Mrkněte na článek, ve kterém jsme se podívali na to, jestli je (pro vás) lepší hodinová sazba nebo nacenění projektu.
Konzultace projetu s kolegy z oboru
Nezaujatý pohled zvenčí se vždycky hodí. Může odhalit slepá místa ve vašem uvažování a upozornit na potenciální komplikace, které jste přehlédli.
Konzultace s kolegy je nejcennější ve chvíli, kdy děláte něco nového, nebo když si prostě nejste jistí svým odhadem. Pokud třeba běžně děláte statické weby a někdo po vás chce složitější e-shop, zkušenější kolega vám může pomoct odhadnout čas na napojení platební brány nebo další funkce, se kterými nemáte tolik praxe.
Zkuste se ptát co nejkonkrétněji. Místo obecného „Jak dlouho bys to dělal?“ se raději ptejte:
„Kolik času ti běžně zabere implementace platební brány?“, „Co bývá nejnáročnější při tvorbě vícejazyčného webu?“, „Kolik revizí si klienti obvykle vyžádají?“
Mějte ale na paměti, že i experti mohou podléhat stejným kognitivním zkreslením jako vy. Proto se vyplatí získat víc názorů a porovnat je. Pokud se odhady výrazně liší, zjistěte proč – často tak objevíte potenciální rizika nebo příležitosti pro zefektivnění.
Počítejte s nejistotou a riziky
Každý projekt v sobě skrývá určitou míru nejistoty. Některá rizika dokážete předvídat, jiná se objeví až během práce. Profesionální odhad by měl s těmito neznámými počítat.
Začněte tím, že si sepíšete možná rizika – technická (např. problémy s kompatibilitou), klientská (nejasné zadání, časté změny), externí (např. závislost na jiných freelancerech) nebo osobní (nemoc, jiné zakázky). U každého rizika si zkuste odhadnout, jak pravděpodobné je a jaký by mělo dopad. Na základě toho si vytvoříte rezervu, která pokryje nečekané situace.
Jak jsme psali na začátku, býváme v odhadech příliš optimističtí. Proto se často doporučuje přidat k základnímu odhadu pracnosti určité procento navíc – a to klidně 30 až 50 %. Není to univerzální recept, ale jednoduchý způsob, jak si vytvořit prostor pro nepředvídatelné věci. Míra rezervy by měla záviset na složitosti projektu i na zkušenosti s daným typem práce.
Jak odhad vykomunikovat s klientem
Místo přesného čísla je lepší uvádět rozmezí (třeba 100 až 140 hodin, nejpravděpodobněji 120). Díky tomu klient lépe pochopí, že to není závazek, ale kvalifikovaný odhad s určitou rezervou.
Vysvětlete, jak jste k odhadu došli – z jakých částí se skládá, co může ovlivnit jeho výši a jaké jsou předpoklady. A nezapomeňte přesně vymezit, co je v ceně a co už ne. Pokud si klient během projektu vymyslí nové funkce nebo úpravy, je fér dopředu říct, že to může mít vliv na rozpočet i termín.
Ideální je mít všechny tyto věci ošetřené ve smlouvě nebo projektové dokumentaci – včetně postupu pro schvalování změn.
