Spolupráce s klientem, který nemá předchozí zkušenosti s freelancerem, může být výzva. Firmy jsou zvyklé na zaměstnanecký model a očekávají, že freelancer bude fungovat stejně jako jejich interní tým. Vy víte, že to tak není, jenže jak to vysvětlit i klientovi? Vstoupit do světa freelancingu znamená naučit se nejen svoje řemeslo, ale také umění komunikace, a právě to tady využijete naplno.
Rozdíl mezi freelancerem a zaměstnancem
První věc, kterou byste měli s klientem vykomunikovat, je to, že nejste jeho zaměstnanec. To znamená, že nemáte pevnou pracovní dobu a nečekáte, že vám bude někdo říkat, co máte každý den dělat. Pracujete i pro jiné klienty, a proto nemusíte být dostupní okamžitě. A také, že fakturujete za odvedenou práci, ne za to, že jste k dispozici neustále.
Aby klient neočekával, že budete reagovat na e-maily v sobotu večer nebo že mu budete po ruce pro operativní úkoly kdykoliv si vzpomene, je dobré ho hned na začátku upozornit, v jakém čase býváte dostupní a jakou reakční dobu může očekávat.
Kdyby vás klient i tak měl potřebu zatahovat do mikromanagementu, budete muset důrazněji nastavit hranice. Sdělit mu můžete například toto: „Abych mohl/a pracovat co nejefektivněji, preferuji, když mi pošlete zpětnou vazbu souhrnně. Pokud máte dotazy, můžeme si domluvit konkrétní čas na konzultaci.“
Na co dalšího se zaměřit?
První dojem rozhoduje
První komunikace s potenciálním klientem často rozhoduje o tom, jestli si plácnete. Profesionální vystupování, rychlé reakce a jasné informace vytvářejí důvěru, kterou budete v dalších fázích potřebovat. Nebojte se investovat čas do kvalitní prezentace svých služeb – ať už prostřednictvím přehledného portfolia, referencí nebo detailního představení svých zkušeností.
Zjistěte, co klient skutečně potřebuje
Mnohdy klient sám neví přesně, co chce. Vaším úkolem je pomoct mu to zjistit. Pokládejte cílené otázky: „Jaký je hlavní cíl vašeho projektu?“, „Pro jakou cílovou skupinu je určený?“, „Máte nějaké konkrétní představy o výsledku?“ Tyto informace vám pomohou lépe pochopit zadání a navrhnout řešení, které bude fungovat.
Vymezení vašich služeb a hranic
Jasně vysvětlete, v čem spočívá vaše specializace a jaké služby nabízíte. Stejně důležité je ale také vyjasnit, co už do vašich služeb nespadá. Klient může mít nerealistická očekávání, pokud mu hned na začátku nevysvětlíte rozsah své práce.
Pracovní proces krok za krokem
Klienti, kteří s freelancery dosud nespolupracovali, často netuší, jak celý proces probíhá. Vysvětlete jim jednotlivé fáze: úvodní konzultace, tvorba nabídky, schválení, realizace, revize a finální předání. Pomůže jim to lépe se orientovat a chápat, v jaké fázi se projekt právě nachází.
Časová flexibilita vs. dostupnost
Jednou z výhod spolupráce s freelancerem je pro klienty rozhodně flexibilita. Tady je ale důležité nastavit realistická očekávání ohledně vaší dostupnosti. Vysvětlete klientovi své pracovní hodiny, jak rychle reagujete na zprávy a že nejste k dispozici 24/7. Také upozorněte, že kvalitní práce vyžaduje čas – okamžité dodání komplexního projektu není většinou možné.
Cenová politika a způsoby účtování
Otevřeně vysvětlete, jak stanovujete ceny – tedy jestli fakturujete hodinovou sazbou, paušálně za projekt nebo používáte jiný model. Objasněte výhody a nevýhody jednotlivých přístupů pro daný typ projektu. Také nezapomeňte zmínit, co všechno je v ceně zahrnuto a co byste museli fakturovat jako dodatečnou práci.
Jednou z nejčastějších chyb, kterou freelanceři dělají, je to, že se bojí otevřeně mluvit o ceně. Když klient nemá zkušenost s freelancery, může očekávat, že vaše sazba odpovídá hodinové mzdě běžného zaměstnance – což samozřejmě není pravda. Nevysvětlujte svou cenu omluvně ani s pocitem viny. Místo toho komunikujte, že vaše sazba odráží nejen samotnou práci, ale i čas strávený komunikací, vzděláváním, administrativou a odborné znalosti, které do projektu přinášíte.
Pokud klient začne smlouvat nebo navrhovat příliš nízký rozpočet, můžete mu nabídnout menší rozsah práce za jeho cenu, ale nikdy nesnižujte svou hodnotu jen proto, že si to klient přeje. Nezapomeňte, že váš čas a odbornost mají svou cenu. Klient, který to nechápe, není ten pravý pro vás.
Efektivní komunikace
Domluvte se na preferovaných komunikačních kanálech. Vysvětlete, že chaotická komunikace přes různé platformy může vést ke ztrátě informací. Stanovte, jestli budete komunikovat primárně e-mailem, přes projektový nástroj nebo jiným způsobem. Také si ujasněte frekvenci komunikace a formu pravidelných updatů. Ty pomáhají budovat důvěru a umožňují včas reagovat na případné odchylky od plánu.
Ke komunikaci patří i zpětná vazba. Někdy budete muset klientovi připomenout, že zpětná vazba není subjektivní hodnocení „nelíbí se mi to“, ale má se vztahovat k cíli projektu. Také je fajn v začátcích vysvětlit, že u zpětné vazby je potřeba být konkrétní. Když se dozvíte, že se to klientovi nelíbí, moc s tím nezmůžete, když ale řekne, co konkrétně chce upravit, máte se od čeho odrazit.
Pokud se klient vyjadřuje neurčitě, zkuste ho navést otázkami typu: „Co přesně vám nevyhovuje?“ nebo „Máte nějaký konkrétní příklad, jak by to mělo vypadat?“
Nezapomeňte na smluvní náležitosti
I když se může zdát formální smlouva u menších projektů zbytečná, je to ve skutečnosti ochrana pro obě strany. Vysvětlete klientovi, že písemná dohoda není projevem nedůvěry, ale profesionality. Pomáhá předejít nedorozuměním a zajišťuje, že obě strany mají stejnou představu o spolupráci.
Dobrá smlouva by měla jasně definovat rozsah práce, termíny, cenu, platební podmínky, proces revizí a způsob ukončení spolupráce.
Nastavení projektu
Jak správně definovat zadání projektu
Naučte klienta, že čím přesnější zadání, tím lepší výsledek. Pomozte mu strukturovat jeho požadavky, prioritizovat je a vytvořit jasné zadání. Můžete mu nabídnout šablonu briefu nebo ho provést sérií otázek, které pomohou definovat klíčové parametry projektu.
Stanovení realistických termínů
Vysvětlete klientovi, jaký čas jednotlivé fáze projektu reálně vyžadují. Zahrňte do harmonogramu i čas na revize a nečekané komplikace. Připomeňte, že kvalita práce přímo souvisí s poskytnutým časem a že příliš ambiciózní deadliny mohou negativně ovlivnit výsledek.
TIP: Podívejte se, jak deadline realisticky odhadnout.
Proces schvalování a počet revizí
Jasně definujte, kolik revizních kol je zahrnuto v ceně a jak probíhá proces schvalování. Vysvětlete, že neomezené revize mohou projekt značně prodloužit a prodražit. Nastavte jasný proces, jak by měla zpětná vazba vypadat, aby byla co nejefektivnější.
Závěrem
Kvalitní komunikace na začátku projektu může ušetřit mnoho nedorozumění později. Investujte čas do vysvětlení svého pracovního procesu, cenové politiky a komunikačních očekávání. Připravte přehlednou smlouvu a pomozte klientovi definovat jeho potřeby co nejjasněji.
Mnoho klientů s freelancery dosud nepracovalo, a proto potřebují seznámit s celým procesem. Vaše trpělivost a ochota vysvětlit základní principy spolupráce se vám vrátí v podobě hladšího průběhu projektu a spokojenosti na obou stranách. A třeba také v podobě cenné reference, doporučení nebo dlouhodobé spolupráce.
