Spojení interního týmu a externistů má obrovský potenciál a může přinést rychlejší výsledky, nové nápady i cenné know-how. Jenže pokud se firemní tým cítí ohrožený, může i dobře míněná spolupráce skončit napětím a neefektivitou. Jak tedy zajistit, aby se zaměstnanci a externisté doplňovali a nesoupeřili?
Proč mezi zaměstnanci a freelancery vzniká napětí?
Na papíře to vypadá jednoduše – firma si najme freelancera, který doplní interní tým o chybějící know-how nebo uleví outsourcingem projektů přetíženým kolegům. V praxi ale často přichází chvíle, kdy se v týmu začne objevovat napětí. Někdo má pocit, že externista dostává zajímavější úkoly, jiný se bojí, že ho freelancer přišel nahradit. Další řeší, proč je hodinová odměna vyšší než ta jeho.
Freelancer si zase může připadat nedostatečně začleněný do chodu formy a informace se k němu dostávají pozdě nebo neúplné. Interní tým má pak pocit, že musí externistovi neustále dovysvětlovat kontext. Externistovi zase připadá, že mu nikdo nic neřekne a pak ho kritizují za špatné pochopení zadání.
TIP: Než se ale firma rozhodne, koho do projektu zapojit, stojí za zvážení, jestli je vhodnější spolupracovat s agenturou nebo freelancerem. Obojí má své výhody i limity – víc se o tom dočtete v článku Agentura nebo freelancer? Která varianta je pro váš projekt lepší?
Co k napětí nejvíc přispívá?
Napětí mezi týmem a externisty nevzniká jen z rozdílných rolí, ale i z drobných organizačních detailů, které firmy často podceňují. Tohle jsou ty nejběžnější:
- Absence společných rituálů. Zaměstnanci spolu tráví čas u oběda, na poradách i během neformálních rozhovorů u kávovaru. Právě tam se sdílí drobné, ale zásadní informace, které udržují tým v obraze. Freelancer, který pracuje na dálku, o tuto přirozenou výměnu přichází a ztrácí kontakt s děním v týmu.
- Nejasné rozdělení odpovědností. Pokud není jasně řečeno, kdo má rozhodovací pravomoc nebo kdo dává zpětnou vazbu, vzniká chaos. Interní kolegové mohou váhat, jestli můžou externistovi něco vytýkat, a freelancer zase neví, komu se zodpovídá.
- Rozdílná motivace. Interní zaměstnanci uvažují dlouhodobě, zajímá je, jak projekt ovlivní budoucnost firmy. Freelancer má naopak tendenci soustředit se na konkrétní úkol a jeho úspěšné dokončení. Ani jedna strana se nemýlí – ale pokud se jejich očekávání nesladí, výsledkem bývá tření.
Jak problémům předcházet? Nastavte jasná pravidla a komunikujte
Většinu komplikací lze vyřešit ještě předtím, než vůbec začnou. Stačí, když firma bude otevřeně komunikovat, proč externistu najímá a na čem bude pracovat. Pokud tým rozumí důvodům, necítí se ohroženě. Místo neurčitých formulací je dobré popsat situaci konkrétně – třeba, že projekt vyžaduje specializaci, kterou interní tým momentálně nemá, nebo že jde o krátkodobou posilu kvůli kapacitě. Tedy místo „Potřebujeme posilu,“ je lepší říct „Potřebujeme dokončit webovou aplikaci a chybí nám kapacita na frontend. Externí vývojář doplní náš interní tým na tři měsíce.“
Stejně důležité je vymezit role a pravomoci. Krátký dokument, který shrne, kdo co dělá, kdo schvaluje výstupy a kdo je kontaktní osoba, dokáže předejít řadě konfliktů.
Aby komunikace fungovala, je dobré používat stejné nástroje. Pokud tým pracuje v Slacku nebo Asaně, měl by tam mít přístup i freelancer. Dva oddělené komunikační kanály vytvářejí dva oddělené světy.
A v neposlední řadě pomáhá také obyčejné představení. Jakmile má nová posila jméno a tvář, napětí v týmu klesá.
TIP: Ještě, než najmete externistu a představíte ho týmu, podívejte se, jak zodpovědně navázat spolupráci s freelancerem. A také pozor na švarcsystém.
Jak podpořit, aby spolupráce dobře fungovala?
Když začnete s externistou spolupracovat, pomůže, když bude v kontaktu s týmem. Rozhodně je příjemné, když ho někdo zevnitř provede firemním prostředím a pomůže mu zorientovat se v nástrojích, procesech i (ne)psaných pravidlech.
Externista by měl být také součástí důležitých meetingů, zejména těch, kde se stanovují priority a cíle. Získá tím lepší přehled o kontextu a může přinášet nápady, které internímu týmu unikají.
Důležitá je i zpětná vazba. Pravidelné krátké checkpointy pomáhají řešit drobné problémy dřív, než přerostou v konflikt. A když se projekt podaří, nezapomeňte ocenit práci všech – bez ohledu na typ smlouvy.
Nejčastější chyby, které spolupráci brzdí a jak se jim vyhnout
- Představení freelancera jako zachránce. Když firma externistu představí jako toho, kdo napraví chyby, tým to vnímá jako kritiku. Lepší je mluvit o něm jako o posile, která pomůže projekt dotáhnout rychleji nebo přinese novou odbornost.
- Dvojí metr v pravidlech. Freelancer může pracovat odkudkoli, zatímco zaměstnanci musí do kanceláře? Pokud to má důvod, vysvětlete ho. Jinak to působí nespravedlivě. Transparentnost v pravidlech i komunikaci posiluje důvěru.
- Ticho kolem peněz. Když se o odměňování nemluví, vznikají dohady. Stačí vysvětlit, že externista má vyšší sazbu, protože si sám platí odvody, nástroje, dovolenou i vzdělávání.
- Izolace externistů. Pokud freelancer pracuje odděleně od týmu, ztrácí kontext i motivaci. Ideální je, když interní a externí lidé spolupracují na společném cíli, i když mají rozdílné úkoly. Sdílené plánování, komunikace a zpětná vazba pomáhají oběma stranám cítit se jako součást jednoho týmu.
- Nedostatek komunikace. Když spolupráce běží na autopilota, vznikají nedorozumění. Pravidelná krátká setkání a oboustranná zpětná vazba pomáhají sladit očekávání a předcházet konfliktům.
- Ignorování lidského faktoru. Freelanceři nejsou jen zdroje. Poděkování, uznání nebo zapojení do týmového dění dokáže zázraky. Respekt a uznání jsou základem dlouhodobě fungujících vztahů.
TIP: Podívejte se i na chyby, které firmy dělají při spolupráci s freelancery a zjistěte, jak to udělat lépe.
Čím k lepší spolupráci může přispět freelancer?
Otevřená a funkční spolupráce není jen odpovědností firmy. I freelancer může udělat hodně pro to, aby vztah s interním týmem fungoval. Základem je zájem o kontext – čím víc rozumí pozadí projektu, firemní kultuře a způsobu rozhodování, tím lépe dokáže reagovat na potřeby týmu. Pomáhá, když se aktivně ptá, vysvětluje své návrhy a dává najevo, že mu záleží nejen na výstupu, ale i na tom, jak vše zapadá do celku.
Freelancer by měl také respektovat, že přichází do zaběhnutého prostředí s vlastními pravidly, zvyky a dynamikou. Místo snahy předělat procesy podle sebe je efektivnější hledat způsoby, jak se přizpůsobit a přidat hodnotu. Pomáhá i proaktivní komunikace – průběžné informování o postupu, sdílení nápadů nebo upozornění na překážky dává týmu jistotu, že má ve freelancerovi partnera, ne konkurenci.
Firmy, které se naučí pracovat s externisty jako s dlouhodobými partnery, nejenže získají lepší výsledky, ale i přístup k talentům a know-how, které by jinak nezískaly. V době, kdy se hranice mezi interním a externím stírá, se právě schopnost řídit hybridní pracovní týmy stává konkurenční výhodou.
