Každá firma má limity. V určitém bodě zjistíte, že interní tým už nedokáže zvládnout všechno – ať už kvůli času, nákladům nebo chybějícímu know-how. V takovém momentě se stává outsourcing logickým krokem.
Co je outsourcing?
Outsourcing znamená, že firma předá část svých činností externímu specialistovi nebo agentuře místo toho, aby je řešila interně. Nejčastěji jde o úkoly, které buď vyžadují specifické know-how, nebo naopak berou příliš mnoho času a energie, aniž by přímo přinášely zisk firmě. Smyslem outsourcingu není „zbavit se práce“, ale uvolnit interní kapacity na aktivity s přímým dopadem na růst a zároveň získat přístup k odborníkům, kteří ve své specializaci zaručí vysokou kvalitu výstupů.
A proč se mu tolik firem stále brání?
Firmy se outsourcingu často brání, protože mají obavy ze ztráty kontroly nad procesy a výsledky. Majitelé nebo manažeři se bojí, že freelancer nebude znát jejich firemní kulturu, hodnoty nebo způsob práce, a kvalita tím utrpí. Dalším častým důvodem je nedůvěra v bezpečnost – zejména pokud jde o sdílení citlivých dat, zákaznických informací nebo interního know-how. Svoji roli hraje i psychologický faktor, kdy má vedení pocit, že když je práce mimo firmu, ztrácí přehled. A v neposlední řadě tu bývá i snaha šetřit, protože se outsourcing mylně považuje za dražší variantu, i když ve skutečnosti může přinést úspory a vyšší efektivitu.
Varovné signály, podle kterých poznáte, že je čas outsourcovat
Jak zjistit, že nastal čas delegovat? Někdy jde o nenápadné signály, které ale v součtu tvoří velký problém:
- Kapacitní omezení: Pokud vaši zaměstnanci dlouhodobě pracují přesčas, není to známka loajality, ale přetížení. Odmítání nových zakázek, zpožďující se projekty nebo pokles kvality práce ukazují, že interní kapacity nestačí. Dlouhodobý tlak vede k chybovosti, vyhoření a odchodům klíčových lidí.
- Potřeba specializovaného know-how: Potřebujete odborníka na úzkou oblast (např. PPC kampaně nebo UX design), ale zaměstnat ho na plný úvazek by nedávalo ekonomický smysl. Outsourcing vám umožní využít jeho dovednosti jen tehdy, když je skutečně potřebujete.
- Rostoucí náklady a neefektivita: Nabíráte nové lidi, ale výsledky se nelepší? To je typický ukazatel, že interní řešení nefunguje. Často se k tomu přidává i investice do nástrojů nebo technologií, které nikdo pořádně neumí využít, a náklady rostou, aniž by přinášely odpovídající hodnotu.
- Potřeba flexibility: Růst firmy, sezónní špičky nebo naopak dočasné zpomalení vyžadují pružné řízení kapacit. Najímat nové zaměstnance jen na pár měsíců nedává smysl, ale outsourcing vám umožní přidat nebo ubrat zdroje podle aktuální situace. Díky tomu zvládnete rychle reagovat na změny trhu.
- Snížená kvalita výstupů: Když se práce tlačí před sebou a není na ni dost času, zvyšuje se často i chybovost. Zároveň nezbývá prostor na inovace, strategické úkoly ani na péči o zákazníky.
Co outsourcovat jako první?
Začněte u činností, které přinesou rychlý efekt a jejich výstupy se snadno kontrolují. Typicky jde o administrativu, účetnictví nebo správu dokumentů – tedy jasně definované úkoly s měřitelnými výsledky. Podobně funguje delegování IT podpory, správy webu nebo helpdesku. Dobře funguje i outsourcing marketingu (obsah, grafika, sociální sítě) či zákaznického servisu u běžných dotazů.
Externí odborníci se vyplatí i tam, kde je potřeba vysoká odbornost a aktuální znalosti – například SEO, PPC, právní služby, design nebo překlady.
Některé úkoly je nejefektivnější outsourcovat jako celé projekty. Typicky jde o vývoj softwaru, aplikací či webových platforem, kde je potřeba kombinace dovedností a technologií. Stejně tak výzkum trhu nebo konkurenční analýzy vyžadují přístup k nástrojům, které by pro jednorázové použití byly zbytečně drahé.
A co zpočátku raději nedelegovat?
Některé oblasti by měly zůstat pevně v rukou interního týmu. Klíčové obchodní rozhodování, strategické plánování a formování firemní kultury jsou základy, které nelze předat ven, aniž by utrpěla identita firmy.
Totéž platí pro přímý kontakt s nejvýznamnějšími klienty – ten je vhodné outsourcovat až tehdy, když máte nastavené jasné procesy a důvěru v partnery. Stejně tak pokud vaše firma stojí na unikátním know-how či konkurenční výhodě, držte si je interně, dokud nemáte jistotu, že je lze bezpečně sdílet.
Podle jakých kritérií rozhodovat?
Rozhodování o tom, co delegovat na freelancery, by nemělo stát na intuici, ale na jasných a měřitelných kritériích. Správný výběr úkolů určí, zda outsourcing přinese úlevu a vyšší efektivitu, nebo naopak nové komplikace.
Prvním vodítkem je strategická důležitost úkolu. Pokud jde o činnosti, které nejsou klíčové pro růst firmy, ale spotřebovávají značnou část času, bývají ideálním kandidátem pro outsourcing.
Další kritérium tvoří srovnání interních kapacit s dostupností externích zdrojů. Pokud na trhu existují kvalitní odborníci, které lze zapojit okamžitě, zatímco budování interního know-how by bylo drahé a zdlouhavé, dává outsourcing naprostý smysl.
Velkou roli hraje také porovnání nákladů. Interní řešení totiž nestojí jen mzdu zaměstnance, ale i odvody, benefity, vybavení, software, školení či administrativní náklady.
Posledním kritériem je čas a požadovaná kvalita. Některé úkoly je možné outsourcovat prakticky okamžitě s jasně měřitelnými výsledky. Jiné však vyžadují delší dobu na zaučení externistů, předání know-how a nastavení procesů.
Jak vybrat správného partnera pro outsourcing?
Při výběru externích partnerů se nezaměřujte pouze na cenu. Reference od podobných firem, kvalitní portfolio a schopnost komunikace jsou často důležitější než nejnižší hodinová sazba.
Před podpisem větších kontraktů zadejte testovací úkol. Malý placený projekt vám ukáže víc o kvalitě práce a stylu komunikace než sebelepší portfolio. Testovací úkol by ideálně měl být reprezentativní pro typ práce, kterou plánujete dlouhodobě outsourcovat.
TIP: Pokud chcete snížit na minimum riziko, že při výběru šlápnete vedle, určitě si přečtěte článek o najímání freelancerů.
Nejčastější chyby firem při outsourcování a jak se jim vyhnout
Aby outsourcing skutečně fungoval a přinesl firmě úlevu i vyšší efektivitu, je potřeba vyhnout se několika typickým chybám. Často totiž nejde o samotný výběr služby, ale o způsob, jakým spolupráci nastavíte a řídíte.
- Nejasné zadání: Pokud freelancer neví přesně, co se od něj očekává, nemůže dodat výsledek podle vašich představ. Vždy proto úkol definujte konkrétně, ideálně písemně, a u větších projektů stanovte milníky, které průběžně zkontrolujete. A rovnou mrkněte na brief, podle kterého je radost pracovat.
- Výběr jen podle ceny: Nejlevnější nabídka bývá často na úkor kvality a spolehlivosti. Místo toho sledujte reference, ukázky práce a způsob komunikace.
- Nedostatečná komunikace: Outsourcing není „zadám a neřeším“. Externista potřebuje pravidelnou zpětnou vazbu a přístup k informacím, aby mohl pracovat efektivně. Nastavte proto otevřenou komunikaci a domluvte se na pravidelných reportech.
- Příliš rychlé rozšiřování: Po prvním úspěchu firmy někdy přenesou ven velkou část procesů najednou. Bez testování a ladění to ale často končí problémy.
- Nepředání firemní kultury a hodnot: Freelancer sice není zaměstnanec, ale měl by rozumět tomu, jak vaše firma vystupuje. Pokud to podceníte, výsledky mohou působit nejednotně nebo neprofesionálně. Pomůže krátké školení či onboarding, který sladí očekávání.
Úspěšnost outsourcingu můžete (a měli byste) měřit
Úspěšnost outsourcingu se dá dobře posoudit, pokud víte, na co se zaměřit. Sledujte především finanční výsledky – tedy zda jsou externí služby levnější než interní řešení a jestli se vám spolupráce vrací v podobě úspor či vyšších příjmů.
Neméně důležitá je kvalita práce a spokojenost zákazníků. Pokud se sníží počet stížností, zrychlí realizace projektů a externí partneři dokážou pružně reagovat na vaše potřeby, je to jasný signál, že outsourcing funguje.
Dlouhodobým měřítkem úspěchu je pak schopnost firmy růst – přijímat více zakázek, soustředit se na klíčové aktivity a posilovat konkurenceschopnost díky novým dovednostem, které byste interně jen obtížně získávali.
Každopádně outsourcing není jen nástroj, jak zvládnout víc práce. Interní týmy bývají svázané zažitými postupy, zatímco externí odborníci přicházejí bez „firemní slepoty“. To vám umožní objevit nové možnosti a udělat krok vpřed, který byste sami neviděli.
