Spolupráce s freelancery může firmám ušetřit spoustu času i nákladů — pokud externista rychle pochopí, co má dělat a jak u vás věci fungují. To ale nevzniká samo od sebe. Jasný a stručný onboarding pomáhá předejít zbytečným chybám a dává oběma stranám jistotu, že projekt začne správným směrem. Pojďte zjistit, jak spolupráci nastavit dobře už od začátku.
Proč onboarding freelancerů dává smysl?
Mnoho firem má zkušenost s tím, že najatý freelancer neudělal přesně to, co chtěli. Přitom vlastně nikdy nesdělily jasná očekávání. Externisté navíc neznají firemní kontext ani zvyklosti. Bez kvalitního onboadringu je můžou přinejlepším hádat.
Když nastoupí nový zaměstnanec, máte měsíce na to, aby se seznámil s kulturou firmy, procesy a lidmi. U freelancera je situace jiná – potřebuje začít dodávat hned. A právě dobře nastavený onboarding řeší dvě zásadní věci: zrychlí start spolupráce a zároveň snižuje chybovost.
Klasický onboarding zaměstnanců často zahrnuje školení o firemních hodnotách, seznámení s benefity, prohlídku kanceláře a postupné začleňování do týmu. Pro freelancera, který s vámi bude možná spolupracovat tři měsíce a současně pracuje na dvou dalších projektech, je většina těchto informací irelevantní. Na co se tedy zaměřit?
Co by měl freelancer vědět před zahájením spolupráce?
Smlouva o spolupráci je základ. Dále je dobré pobavit se o možnostech fakturování a dalších provozních záležitostech.
Aby mohl externista od prvního dne pracovat efektivně, potřebuje ještě před startem získat základní informace. Čím jasnější zadání dostane dopředu, tím rychleji se zapojí a tím méně nedorozumění během projektu vznikne.
Nejdůležitější informace, které byste měli předat:
- Konkrétní popis role a úkolů – co přesně bude dělat, jaké má odpovědnosti, kde končí jeho kompetence a co už mají na starost inhouse zaměstnanci.
- Podklady a referenční materiály – brand manuál, tonalitu, ukázky ideálních výstupů, příklady starších kampaní, šablony nebo dokumenty, které pomohou sladit styl a očekávanou kvalitu.
- Popis procesů a spolupráce – kdo schvaluje výstupy, jak dlouho schvalování obvykle trvá, kde se zadávají úkoly, jak probíhá zpětná vazba a kdo je hlavní kontaktní osoba.
- Informace o komunikaci – jaké kanály používáte (Slack, e-mail, projektový nástroj), jak rychlé reakce lze čekat a jak hlásit změny, dotazy nebo překážky.
TIP: Chcete ulehčit spolupráci oběma stranám? Mrkněte na brief, podle kterého je radost pracovat.
Na co se zaměřit během prvních dní spolupráce?
Znáte rčení, že tahle schůzka mohla být e-mailem? U onboardingu je to naopak. Setkání na úvodním callu dokáže zrychlit spoustu věcí. Projdete cíle projektu, pobavíte se o realistických deadlinech a nastavíte si hranice i očekávání. Na callu by určitě měla být kromě freelancera také osoba zodpovědná za projekt a případně další klíčoví lidé, se kterými bude specialista na volné noze úzce spolupracovat. Rozhodně není potřeba představit polovinu firmy.
Stručný checklist pro úvodní call:
- představit klíčové lidi a jejich odpovědnosti,
- společně projít brief a vyjasnit nejasnosti,
- domluvit komunikační kanály a četnost kontaktu,
- nastavit vzájemná očekávání,
- dát prostor na dotazy.
Další na seznamu je předání přístupů a technické nastavení. Bez přístupů se freelancer nepohne z místa. Pomůže jednoduchý checklist: projektový nástroj, sdílené disky, grafické a brandové podklady, analytické nástroje… Ideální je vše během callu rovnou otestovat, jestli to šlape, jak má.
A než se pustíte do celého projektu, je dobré sladit se na menším startovacím úkolu. Na něm se ukáže, jestli jste se správně pochopili a zároveň je to první příležitost odladit očekávání dřív, než se rozjede velká část projektu.
Jaké přístupy (ne)dávat freelancerům?
Freelancer by měl mít přístupy jen k tomu, co skutečně potřebuje pro svou práci. Cokoli navíc není pro externistu relevantní a může navíc představovat zbytečné bezpečnostní riziko. U citlivých dat pomůže NDA a dvoufázové zabezpečení, ale vždy platí jednoduché pravidlo: přístupy dávejte podle úkolu, ne podle „co kdyby se to někdy hodilo“.
Popřemýšlejte také, jestli freelancer dostane vlastní firemní e-mail. U dlouhodobých spoluprací to může být praktické, ale u krátkodobých projektů je to často zbytečné.
Co je nezbytné, a co naopak počká?
Není potřeba v prvních dnech předat 200stránkový manuál se vším o firmě od historie po dlouhodobé cíle. Ze začátku potřebuje vědět:
- co má udělat (jasný rozsah projektu a konkrétní úkoly),
- do kdy (reálné termíny a milníky),
- s kým komunikovat (jména, role, kontakt),
- kde najde podklady (odkazy, přístupy),
- jak má reportovat (frekvence a forma),
- kdo schvaluje práci a jak vypadá feedback.
Nejčastější chyby při onboardingu freelancerů
Nejčastější chyby při onboardingu externích specialistů většinou nevznikají z neochoty, ale z drobných nedorozumění. Přesto mohou externistovi komplikovat start a zbytečně zpomalovat projekt.
Co bývá nejproblémovější?
- Nejasné zadání: „Potřebujeme vylepšit marketing“ není zadání. Externista potřebuje vědět, co přesně má vytvořit, proč, v jakém rozsahu a do kdy. Pokud si není jistá firma, freelancer to za ni nevymyslí – nebo vymyslí něco jiného, než očekávala.
- Příliš mnoho informací najednou: Stejně neefektivní jako nulový onboarding je zaslání desítek dokumentů a odkazů s tím, ať se jimi externista prokouše. Lepší je začít několika klíčovými podklady a zbytek přidávat postupně podle potřeby.
- Nejasná kontaktní osoba: Pokud freelancer komunikuje se třemi lidmi, z nichž každý říká něco jiného, práce se zpomaluje a roste počet oprav.
- Pozdní zpětná vazba: Rychlá reakce u prvních výstupů je klíčová. Pokud se feedback vrátí až po několika týdnech, externista mezitím pokračuje směrem, který firmě nevyhovuje. A to stojí čas i peníze.
- Mikromanagement nebo nedostatečná komunikace: Neustálé kontrolování paralyzuje, úplná absence kontaktu zase vede k nejistotě. Nejlépe fungují pravidelná setkání v kombinaci s dostatečným prostorem pro samostatnou práci.
Jak nastavit hranice firemní kultury u externistů
Freelancer je externí partner, a proto od něj nemůžete očekávat, že převezme firemní kulturu stejně jako zaměstnanec. V zásadě platí, že by měl respektovat prvky firemní kultury, které přímo ovlivňují práci — profesionální komunikaci, dodržování termínů, způsob předávání výstupů nebo zaběhnutý proces zpětné vazby.
Na druhou stranu není nutné, aby přebíral interní rituály nebo identitu firmy v širším slova smyslu. Je proto fajn myslet na to, co je pro projekt skutečně zásadní, a co patří spíš k interním zvyklostem.
TIP: Máte problém sladit zaměstnance s externisty? Přečtěte si článek Jak sladit interní tým s freelancery, aby spolupracovali a nekonkurovali si.
Dobře zvládnutý onboarding ušetří čas, sníží počet chyb a umožní freelancerovi rychle dodat kvalitní výsledky. Stejně důležité jako samotný onboarding je však jeho pravidelné vyhodnocování. Sledujte, za jak dlouho začal externista reálně pracovat, jak blízko očekávání byly první výstupy a kolik základních dotazů musel pokládat. Požádejte ho o krátkou zpětnou vazbu a zamyslete se, co šlo z vaší strany udělat lépe. Díky těmto drobným úpravám bude každý další onboarding rychlejší, jasnější a efektivnější.
