Proč levnější zakázky často stojí více energie než ty drahé?

Nižší cenu někdy přijmete ze strachu, že jiná zakázka nepřijde. Jindy dál pracujete za sazbu nastavenou před lety, protože nechcete riskovat odchod klienta. Proč jsou právě tyto projekty často zdrojem největší frustrace? A co s tím udělat?

Nižší sazba neznamená jednodušší práci

Zakázka za nižší cenu nemusí být automaticky špatná. Může vyplnit volnou kapacitu, přinést zajímavou zkušenost nebo otevřít dveře k dlouhodobé spolupráci. Problém nastává, když odměna neodpovídá času, odpovědnosti a pozornosti, které projekt vyžaduje.

Výše sazby totiž obvykle neurčuje náročnost samotné práce. Text musí plnit svůj účel, grafika odpovídat značce a technické řešení fungovat bez ohledu na to, jestli klient platí 500, nebo 1 500 Kč za hodinu. Ani potřeba soustředění, rozhodování a kontroly se s nižší cenou automaticky nezmenší. Pokud dva klienti požadují srovnatelnou práci, spotřebují podobnou část vaší kapacity. Rozdíl poznáte až při fakturaci.

Jak se z přijatelné ceny stane podhodnocená zakázka?

Nízkou sazbu můžete přijmout už na začátku spolupráce. Třeba proto, že máte prázdnější kalendář, potřebujete rychle doplnit příjem nebo nechcete přijít o zajímavý projekt. V tu chvíli může nižší cena působit jako rozumný kompromis.

Podhodnocení ale často vzniká také postupně. U dlouhodobého klienta zůstává sazba několik let stejná, zatímco vaše zkušenosti, náklady i rozsah poskytovaných služeb rostou. Původně přiměřená odměna pak přestane odpovídat současné realitě.

Klient přitom nemusí dělat nic špatně. Pokud téma odměn sami neotevřete, nemá důvod předpokládat, že vám stávající cena přestala vyhovovat. Odpovědnost je tak na freelancerovi, pro kterého může být tento rozhovor nepříjemný, a proto ho snadno odkládá.

Větší efektivita by neměla znamenat nižší odměnu

S rostoucí praxí zvládáte řadu úkolů rychleji. Znáte postupy, dokážete lépe vyhodnotit rizika a nemusíte každé rozhodnutí dlouze ověřovat. U stálého klienta navíc rozumíte jeho značce, produktům i způsobu schvalování. Při hodinové sazbě se ale vyšší efektivita může obrátit proti vám. Klient získá kvalitnější výstup rychleji, zatímco vy si vyfakturujete méně hodin.

Hodnota práce přitom neklesá jen proto, že vám zabrala kratší dobu. Rychlost je výsledkem zkušeností, za které klient nemusí platit metodou pokusů a omylů. Pokud cenu průběžně neupravujete, může vaše rostoucí odbornost paradoxně vést k nižší odměně za srovnatelný výsledek.

Častější přepínání a větší mentální zátěž

Nižší sazbu si freelancer často kompenzuje větším množstvím zakázek. Místo jednoho souvislého projektu tak během dne řeší několik drobných úkolů pro různé klienty. U každého se musí znovu zorientovat v zadání, dohledat podklady, připomenout si předchozí domluvu a přeladit na jiné téma. Část kapacity proto nespotřebuje samotná práce, ale neustálé začínání a přerušování. Výsledkem může být plný kalendář, vysoká mentální zátěž a příjem, který neodpovídá množství odvedené práce.

Podhodnocená práce unaví i bez náročného klienta

Jakmile víte, že za podobnou práci dostáváte jinde podstatně více, začnete chtě nechtě každou další činnost vnímat citlivěji. Krátká schůzka působí jako zdržení. Běžné připomínky vás rozčilují. U urgentního požadavku nepřemýšlíte jen nad tím, jestli ho stihnete, ale také proč mu máte dávat přednost.

Část vyčerpání tedy nevzniká ze samotné práce. Způsobuje ho rozpor mezi tím, co projektu dáváte, a tím, jakou odměnu za to fakturujete. Dostáváte se pak mezi dvě protichůdné potřeby. Nechcete snížit kvalitu, protože za výsledek nesete odpovědnost. Zároveň ale nemáte chuť zakázce věnovat další čas, protože se vám ekonomicky nevyplácí. I běžný úkol tak doprovází vnitřní přetahování mezi profesionalitou a snahou práci co nejrychleji uzavřít.

Nízká sazba blokuje prostor pro výhodnější projekty

Každá zakázka zabírá místo v kalendáři. Nejde jen o odpracované hodiny, ale také o termíny, schůzky, operativní požadavky a potřebu nechávat si pro klienta volnou kapacitu.

Představte si, že jednomu klientovi věnujete 25 hodin měsíčně za 600 Kč. Vyfakturujete mu 15 000 Kč. Vaše současná sazba je však 1 000 Kč. Stejná kapacita by vám mohla přinést 25 000 Kč. Rozdíl činí 10 000 Kč měsíčně, což už není zanedbatelné číslo. To neznamená, že máte okamžitě ukončit každou levnější spolupráci. Potřebujete ale vědět, kolik vás rozhodnutí ponechat ji za stávajících podmínek skutečně stojí.

Ani stálý klient nemusí mít tu nejnižší sazbu

Dlouhodobá spolupráce samozřejmě přináší výhody. Odpadá část akvizice, klienta dobře znáte a práce bývá předvídatelnější. Určité zvýhodnění proto může být opodstatněné. Mělo by však odpovídat skutečné úspoře a stabilitě, kterou spolupráce přináší. Nemělo by vzniknout jen tím, že jste několik let cenu neupravili.

Nižší sazba může fungovat, pokud klient pravidelně objednává předem domluvený objem práce, poskytuje kvalitní podklady, respektuje proces a nezatěžuje vás neplánovanými požadavky. Ani tehdy ale není důvod pracovat za částku, která už neodpovídá hodnotě vaší práce.

TIP: Dlouhodobé projekty, nebo jednorázovky? Mrkněte na výhody a nevýhody jednotlivých typů spoluprací.

Jak poznat, že sazba za spolupráci neodpovídá současnosti?

Nejviditelnějším signálem je výrazný rozdíl mezi cenou dané zakázky a sazbou, kterou běžně účtujete jinde. Napovědět mohou také vaše reakce na samotnou práci.

Zpozorněte, pokud:

• úkoly pro klienta pravidelně odkládáte,
• každá připomínka ve vás vyvolává nepřiměřenou frustraci,
• rozsah odpovědnosti se zvětšil, ale cena zůstala stejná,
• klientovi poskytujete více služeb, než jste původně domluvili,
• kvůli projektu odmítáte lépe placenou práci,
• zakázku držíte hlavně ze zvyku nebo obavy z výpadku příjmu.

Jeden z těchto bodů nemusí znamenat, že musíte okamžitě zdražit. Pokud se jich ale sejde více, současné nastavení pravděpodobně není dlouhodobě udržitelné.

Spočítejte si efektivní hodinovou sazbu

Před úpravou ceny se na spolupráci podívejte v číslech. Do celkového času zahrňte nejen samotnou realizaci, ale také:

• e-maily a schůzky,
• přípravu podkladů,
• operativní požadavky,
• úpravy, které nefakturujete,
• administrativu,
• přednostní zpracování,
• rezervovanou, ale nevyužitou kapacitu.

Celkovou odměnu za určité období vydělte všemi hodinami, které jste projektu skutečně věnovali. Získáte tak efektivní hodinovou sazbu. Klient vám může oficiálně platit 800 Kč za hodinu. Pokud mu ale pravidelně věnujete několik hodin komunikace a drobných úprav zdarma, může být skutečná odměna výrazně nižší. Výsledek pak porovnejte s aktuální cenou své práce i s částkou, kterou by vám stejná kapacita mohla přinést jinde.

TIP: Pokud s nastavením ceny bojujete, přečtěte si také článek o cenotvorbě, kde se tématu věnujeme více do hloubky.

Než zdražíte, zkontrolujte také rozsah práce

Nízká efektivní sazba nemusí vznikat pouze nízkou cenou. Často se během spolupráce nenápadně rozšíří samotné zadání. Možná jste původně realizovali konkrétní výstupy, ale dnes navíc připravujete zadání, řešíte strategická rozhodnutí, kontrolujete práci dalších lidí nebo poskytujete průběžné konzultace. Cena přitom stále vychází z původního rozsahu.

V takovém případě můžete zvýšit sazbu, zmenšit rozsah nebo změnit způsob nacenění. Jasně definované výstupy lze účtovat projektově, operativní požadavky ponechat v hodinové sazbě a drobné úkoly spojit do měsíčního balíčku. Nová dohoda by měla odpovídat tomu, jak spolupráce funguje dnes, nikoli tomu, jak začala před několika lety.

TIP: Je lepší hodinová sazba nebo projektové nacenění? To jsme pro vás rozebrali v samostatném článku, tak si ho nezapomeňte přečíst.

Proč je tak těžké cenu zvýšit?

U nové poptávky se můžete bát, že vyšší částka klienta odradí a jiná práce nepřijde. U stálého klienta se zase objevuje obava, že si najde levnější náhradu nebo bude zdražení vnímat jako nedostatek vděku. Často se přidává také pocit, že už jste jednou určitou cenu nabídli, a proto byste ji měli dodržovat i do budoucna. Sazba ale není doživotní závazek. Měla by se měnit spolu s vašimi zkušenostmi, náklady, rozsahem práce i situací na trhu.

Dlouhodobá spolupráce musí dávat ekonomický smysl v současnosti. Pokud cenu několik let neupravujete, neposkytujete klientovi pouze výhodnější podmínky. Postupně jeho projekt dotujete vlastním časem a kapacitou.

Jak zvýšit sazbu stálému klientovi

Zvýšení ceny nemusíte prezentovat jako omluvu ani žádost o svolení. Jde o změnu obchodních podmínek, kterou oznámíte s dostatečným předstihem.

Klientovi stručně sdělte:

• od kdy nová sazba platí,
• jaká bude její výše,
• čeho se změna týká,
• jestli se mění také rozsah nebo způsob spolupráce.

Pokud klient nemá na vyšší cenu rozpočet, můžete nabídnout menší počet hodin, užší rozsah, vymyslet různé benefity nebo jiný způsob nacenění. Ani případné ukončení spolupráce nemusí znamenat chybu, pokud pro vás původní podmínky už nebyly udržitelné.

TIP: Doporučujeme přečíst si článek Jak zvýšit ceny a nenaštvat stávající klienty, kde se dočtete, o kolik ideálně zdražit a jak to klientovi komunikovat.

Kdy může být nižší sazba stále přínosná?

Levnější zakázka nemusí být nutně nevýhodná, pokud přináší jinou konkrétní hodnotu. Může vyplnit krátkodobě volnou kapacitu, poskytnout cennou referenci, umožnit vstup do nové specializace nebo vést k dlouhodobé spolupráci. Nižší cena může být opodstatněná také tehdy, když klient garantuje pravidelný objem práce, komunikuje efektivně, poskytuje dlouhé termíny nebo zabírá minimum času mimo fakturované úkoly.

Podstatné je, aby šlo o vědomé rozhodnutí podle současné situace. Ne o sazbu, na kterou jste přistoupili ze strachu a jejíž výši jste už nedokázali znovu otevřít.

Nejčastější otázky o levnějších zakázkách