Deadliny se hromadí, klienti urgují a nepřečtených mailů máte tolik, že je skoro nemožné se jimi prokousat? Pokud jste si v poslední době říkali, že by se vám hodilo víc rukou i hodin v jednom dni, možná jen potřebujete delegovat. A od toho jsou právě virtuální asistenti nebo asistentky. Pojďte zjistit, jestli by vám spolupráce mohla pomoct a zjistěte, jak ji správně nastavit.
Kdo je virtuální asistent a s čím vám může pomoct
Virtuální asistent (VA) je samostatný profesionál, který pracuje na dálku a pomáhá s nejrůznějšími operativními úkoly. Nejčastěji přebírá administrativní agendu, jako je správa e-mailů nebo faktur. Může vás ale zastoupit i v zákaznické podpoře, tvořit příspěvky na sociální sítě, dělat rešerše, organizovat schůzky nebo třeba hlídat termíny. Jeho role se přizpůsobuje tomu, co zrovna potřebujete vy.
Výhodou je, že virtuálního asistenta platíte jen na vámi domluvený počet hodin, ať už jde o 10 nebo 40 hodin měsíčně. S rostoucím objemem práce můžete spolupráci postupně rozšiřovat, aniž byste museli řešit všechny náležitosti spojené se zaměstnáváním na plný úvazek a platit čas, po kterou by byl zaměstnanec neproduktivní.
Kdy je nejvyšší čas začít spolupracovat s virtuálním asistentem?
Ve chvíli, kdy trávíte víc času správou práce než samotnou prací. Také není na škodu spolupráci zvážit, pokud jste chaotičtí a administrativa není vaše silná stránka. Zapomenuté maily by vás mohly stát potenciální novou spolupráci a případně i pošramotit vaše dobré jméno.
Delegování činností není známka vaší neschopnosti, ale je to krok k lepší efektivitě. A také skvělou prevencí před vyhořením. Získáte díky němu prostor na úkoly, které vás baví a také vám vydělávají.
Jak poznat, co delegovat?
Zkuste si týden zapisovat, čím trávíte pracovní čas (nástroje na trackování času, jako je například Toggl, jsou tady velkou pomocí). Rychle zjistíte, kolik ho spolknou rutinní činnosti, které vám nepřináší ani radost, ani zisk.
Typicky se vyplatí delegovat úkoly, které jsou opakovanné, časově náročné, ale nevyžadují vaši osobní expertizu – třeba plánování schůzek, příprava podkladů, odpovídání na běžné provozní e-maily nebo fakturace. Anebo úkoly, které vás psychicky zbytečně vyčerpávají. Naopak u kreativní práce, strategického plánování nebo klientské komunikace je často lepší zůstat u kormidla.
Kde najít virtuálního asistenta a jak vybrat toho správného?
Jako u většiny prací, ani tady neuděláte chybu s doporučením. Stejně tak se můžete podívat do katalogů freelancerů, jako je i freelance.cz. Nezapomínejte ani na lokální coworkingová centra a podnikatelské komunity, kde na zkušeného VA můžete také narazit.
Při výběru sledujte zkušenosti, reference, ukázky práce i komunikační styl. Ověřte si dovednosti testovacím úkolem (ideálně placeným) a domluvte si krátký videohovor – pomůže vám zjistit, jestli si pracovně a lidsky sedíte. Při výběru také zohledněte, jestli potřebujete univerzála pro všeobecnou podporu, nebo specialistu na konkrétní oblast.
Jak nastavit spolupráci, aby fungovala
I skvělý virtuální asistent bude tápat, pokud mu nedáte dost informací. Připravte si krátký úvodní dokument – kdo jste, co děláte, jaké nástroje používáte, jak chcete, aby probíhala komunikace, a vše další, co je pro vás důležité. Také nasdílejte šablony, přístupy, i příklady toho, jaké výstupy očekáváte. Čím víc kontextu dáte na začátku, tím rychleji se VA zorientuje a tím méně budete řešit různá nedorozumění.
TIP: Mrkněte na brief, podle kterého je radost pracovat.
Doporučujeme používat nástroje pro správu úkolů a komunikaci, jako je například Trello, Asana nebo Slack. Užitečné je domluvit si pravidelnou zpětnou vazbu a ideálně i prostor na dolaďování – začátky bývají o učení se na obou stranách.
Budujte vztah založený na důvěře. Čím víc se VA bude cítit jako součást vašeho týmu, tím lépe bude chápat kontext i vaše očekávání.
Kolik stojí virtuální asistent a jak poznat, že se vyplatí?
Sazby VA se pohybují zhruba od 300 do 700 Kč za hodinu – podle zkušeností, specializace a rozsahu služeb. Může se to zdát jako náklad navíc, ale při správném nastavení je to investice, která se vrací velmi rychle.
Pojďme si to vysvětlit na příkladu. Pokud vás jedna hodina administrativy stojí 400 Kč (odměna VA), ale za hodinu konzultace vyděláte 1500 Kč, není moc nad čím přemýšlet. VA vám umožní uvolnit si kapacitu pro práci, vzdělávání a v neposlední řadě také pro osobní život.
Jak měřit efektivitu a průběžně vylepšovat spolupráci
Zaměřte se na konkrétní ukazatele: dodržování termínů, kvalitu výstupů, počet revizí, efektivitu komunikace a celkovou spokojenost. Sledujte, kolik času vám VA reálně šetří a jak to ovlivňuje vaše příjmy nebo kapacitu na nové zakázky.
Takovou revizi opakujte přibližně jednou za tři měsíce. Co funguje, zachovejte, co drhne, to společně upravte. A pokud roste objem práce, možná je čas VA přidat víc zodpovědností.
Úspěšní freelanceři vědí, že cesta k vyšším příjmům nevede přes více odpracovaných hodin, ale přes vyšší hodnotu každé odpracované hodiny. Virtuální asistent vám může pomoct soustředit se na činnosti s nejvyšší přidanou hodnotou, zatímco rutinní úkoly budete moct pustit z hlavy.
